Постановление Администрации городского округа Первоуральск от 07.05.2013 N 1409 "Об утверждении Правил ведения, учета и хранения личных дел получателей компенсаций расходов на оплату жилых помещений и коммунальных услуг отдельным категориям граждан в городском округе Первоуральск"
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ПЕРВОУРАЛЬСК
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 7 мая 2013 г. № 1409
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ВЕДЕНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
ПОЛУЧАТЕЛЕЙ КОМПЕНСАЦИЙ РАСХОДОВ НА ОПЛАТУ ЖИЛЫХ ПОМЕЩЕНИЙ
И КОММУНАЛЬНЫХ УСЛУГ ОТДЕЛЬНЫМ КАТЕГОРИЯМ ГРАЖДАН
В ГОРОДСКОМ ОКРУГЕ ПЕРВОУРАЛЬСК
На основании Федерального закона от 06 октября 2003 года № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", в соответствии с Законом Свердловской области от 19 ноября 2008 года № 105-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственным полномочием Свердловской области по предоставлению отдельным категориям граждан компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг", Законом Свердловской области от 09 октября 2009 года № 79-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственным полномочием Российской Федерации по предоставлению мер социальной поддержки по оплате жилого помещения и коммунальных услуг", Постановлением Правительства Свердловской области от 26.06.2012 № 688-ПП "О порядке назначения и выплаты компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг отдельным категориям граждан, оказание мер социальной поддержки которым относится к ведению Российской Федерации", Постановлением Правительства Свердловской области от 26.06.2012 № 689-ПП "О порядке назначения и выплаты компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг отдельным категориям граждан, оказание мер социальной поддержки которым относится к ведению субъекта Российской Федерации", Постановлением Правительства Свердловской области от 26.06.2012 № 690-ПП "О порядке назначения и выплаты компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг отдельным категориям работников бюджетной сферы в поселках городского типа, рабочих поселках и сельских населенных пунктах, расположенных на территории Свердловской области, и пенсионерам из их числа", на основании Постановления Администрации городского округа Первоуральск от 30.04.2013 № 1388 "О внесении изменений и дополнений в Устав ПМКУ "РКЦ", Устава городского округа Первоуральск Администрация городского округа Первоуральск постановляет:
1. Утвердить Правила ведения, учета и хранения личных дел получателей компенсаций расходов на оплату жилых помещений и коммунальных услуг отдельным категориям граждан в городском округе Первоуральск (прилагается).
2. Признать Постановление Администрации городского округа Первоуральск от 20 февраля 2013 года № 502 "Об утверждении Порядка ведения, учета и хранения личных дел получателей компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг в городском округе Первоуральск" утратившим силу.
2. Настоящее Постановление опубликовать в газете "Вечерний Первоуральск".
3. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на заместителя Главы Администрации городского округа Первоуральск по управлению социальной сферой Слабука А.В.
Глава
городского округа Первоуральск
Ю.О.ПЕРЕВЕРЗЕВ
Утвержден
Постановлением Администрации
городского округа Первоуральск
от 7 мая 2013 г. № 1409
ПРАВИЛА
ВЕДЕНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПОЛУЧАТЕЛЕЙ
КОМПЕНСАЦИЙ РАСХОДОВ НА ОПЛАТУ ЖИЛЫХ ПОМЕЩЕНИЙ
И КОММУНАЛЬНЫХ УСЛУГ ОТДЕЛЬНЫМ КАТЕГОРИЯМ ГРАЖДАН
В ГОРОДСКОМ ОКРУГЕ ПЕРВОУРАЛЬСК
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящие Правила определяют правила формирования, ведения, учета и хранения личных дел получателей компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг отдельным категориям граждан в городском округе Первоуральск (далее - компенсация).
1.2. Формирование, ведение, учет и хранение личных дел организуется с целью упорядочения совокупности документов о получателях компенсации и обеспечения их сохранности.
1.3. Персональные данные, внесенные в личные дела граждан, получающих компенсацию, относятся к сведениям конфиденциального характера и попадают под действие Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006 "О персональных данных".
1.4. Лица, ответственные за ведение, учет и хранение личных дел получателей компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг (далее - ответственное лицо), должны быть ознакомлены под роспись с Правилами ведения, учета и хранения личных дел получателей компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг.
2. ФОРМИРОВАНИЕ И ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
2.1. Для назначения компенсации гражданином подается заявление по форме, утвержденной Постановлением Правительства Свердловской области или иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации или субъекта Российской Федерации.
2.2. Заявление и документы, необходимые для назначения компенсации принимаются ответственным лицом.
2.3. Ответственное лицо, принимающее заявление, регистрирует заявление в журнале регистрации заявлений граждан, обратившихся за назначением компенсаций на оплату жилого помещения и коммунальных услуг, который должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен печатью и подписью заместителя Главы Администрации городского округа Первоуральск, курирующего данную сферу.
2.4. Дата приема заявления подтверждается распиской-уведомлением по форме, утвержденной Постановлением Правительства Свердловской области или иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации или субъекта Российской Федерации. В расписке-уведомлении указывается регистрационный номер заявления, дата приема заявления, фамилия, имя, отчество, подпись ответственного лица, принявшего документы.
2.5. Формирование личного дела производится ответственным лицом непосредственно после приема заявления.
2.6. В личное дело включается:
- титульный лист личного дела;
- заявление получателя компенсации расходов;
- запросы, направляемые в органы и организации для получения информации, необходимой для принятия решения о назначении либо об отказе в назначении компенсации;
- запросы, направляемые для проверки подлинности документов, приложенных к заявлениям граждан о предоставлении компенсации, полноты и достоверности содержащихся в приложенных документах сведений;
- информация, предоставленная по запросам, направляемым в органы и организации для получения информации, необходимой для принятия решения о назначении либо об отказе в назначении компенсации, либо по запросам, направляемым для проверки подлинности документов, приложенных к заявлениям граждан о предоставлении компенсации, полноты и достоверности содержащихся в приложенных документах сведений;
- копии документов, подтверждающих право заявителя на меры социальной поддержки по оплате жилого помещения и коммунальных услуг;
- справка о составе семьи;
- копии платежных документов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг за месяц, предшествующий обращению;
- в случае обращения за компенсацией расходов в части оплаты твердого топлива (уголь, дрова) и его доставки, сжиженного (баллонного) газа - копии кадастрового паспорта, технического паспорта, справки, выданной на основании похозяйственной книги, иных документов, которые содержат описание объектов недвижимости, выданных в установленном законодательством Российской Федерации порядке, действующем на момент их выдачи, а также документов, подтверждающих соответствующие расходы;
- решение Уполномоченного органа - Администрации городского округа Первоуральск о назначении либо отказе (прекращении) в назначении компенсации расходов, по форме, утвержденной Постановлением Правительства Свердловской области или иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации или субъекта Российской Федерации;
- уведомления: о перерасчетах, о приостановлении выплаты, об отказе в назначении выплаты компенсации расходов;
- уведомления о возврате излишне выплаченной компенсации расходов или о необходимости получения начисленной компенсации расходов;
- справка о периоде и размере выплаченной компенсации расходов (при необходимости);
- иные документов, послужившие основанием для перерасчета компенсации расходов (при необходимости);
- опись приложенных документов.
2.7. Титульный лист личного дела должен быть оформлен следующим образом:
- наименование уполномоченного органа;
- заголовок личного дела - "Личное дело получателя компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг";
- фамилия, имя, отчество получателя компенсации расходов в именительном падеже;
- место жительства или место пребывания, по которому предоставляется компенсация расходов;
- период предоставления компенсаций расходов с указанием даты данного периода.
2.8. Личное дело ведется в течение всего периода назначения и выплаты компенсации расходов.
2.9. Личное дело подлежит закрытию и сдаче в архив в случае:
- перемены места жительства (пребывания) получателя компенсации расходов, в том числе в связи с выездом на постоянное место жительства за пределы Свердловской области;
- утраты гражданином права на получение мер социальной поддержки по оплате жилого помещения и коммунальных услуг;
- смерти получателя компенсации расходов, а также признание его в установленном порядке умершим или безвестно отсутствующим.
2.10. В случаях, предусмотренных в пункте 2.9 настоящих Правил, и наличия излишне выплаченной или невыплаченной компенсации расходов, личное дело находится на контроле ответственного лица:
- до полного погашения гражданином излишне выплаченной компенсации расходов;
- до полной выплаты невыплаченной компенсации расходов;
- разрешения ситуации, когда переплата возникла по причинам отличным от счетной ошибки или недобросовестности со стороны гражданина.
2.11. Личное дело граждан, заявленных по категории мер социальной поддержки работников бюджетной сферы в сельской местности, за исключением пенсионеров из их числа, формируется сроком на один календарный год. По истечении срока назначения компенсации личное дело закрывается и направляется в архив.
2.12. Каждое личное дело формируется в отдельный файл, который подшивается в папку-регистратор. Личные дела в папках-регистраторах распределяются по виду каждой категории меры социальной поддержки по алфавиту первой буквы фамилии с учетом территориального признака: населенный пункт, улица, дом, квартира.
3. ХРАНЕНИЕ И УЧЕТ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
3.1. Учет личных дел осуществляется в журналах регистрации на основании заявлений получателей компенсаций расходов.
3.2. Личные дела получателей компенсации расходов с момента их формирования хранятся в закрытых кабинетах, в железных запирающихся шкафах в организации, наделенной соответствующими функциями.
3.3. Доступ к личным делам имеют ответственные лица.
3.4. Архивные личные дела хранятся в картонной коробке, в алфавитном порядке по первой букве фамилии, согласно месяца закрытия, сверху кладется опись закрытых личных дел на бумажном носителе. Коробка с архивными личными делами опечатывается печатью для документов (организации, наделенной соответствующими функциями) с четырех сторон. Коробки с опечатанными архивными личными делами хранятся в архиве организации, наделенной соответствующими функциями.
3.5. Личные дела получателей компенсации расходов, после их закрытия, направления в архив, хранятся в течение пяти лет.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ВЕДЕНИЕ, УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
4.1. Ответственность за организацию работы по ведению, учету и хранению личных дел получателей компенсаций расходов возлагается на организацию, наделенную соответствующими функциями.
4.2. Ответственность за правильность ведения, учета, а также за хранение личных дел получателей компенсации расходов несут ответственные лица организации, наделенной соответствующими функциями, в соответствии с должностными инструкциями.
4.3. Ответственные лица несут ответственность за разглашение персональных данных получателей компенсации расходов в соответствии с действующим законодательством и настоящими Правилами.
------------------------------------------------------------------
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ПЕРВОУРАЛЬСК
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 7 мая 2013 г. № 1409
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ВЕДЕНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
ПОЛУЧАТЕЛЕЙ КОМПЕНСАЦИЙ РАСХОДОВ НА ОПЛАТУ ЖИЛЫХ ПОМЕЩЕНИЙ
И КОММУНАЛЬНЫХ УСЛУГ ОТДЕЛЬНЫМ КАТЕГОРИЯМ ГРАЖДАН
В ГОРОДСКОМ ОКРУГЕ ПЕРВОУРАЛЬСК
На основании Федерального закона от 06 октября 2003 года № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", в соответствии с Законом Свердловской области от 19 ноября 2008 года № 105-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственным полномочием Свердловской области по предоставлению отдельным категориям граждан компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг", Законом Свердловской области от 09 октября 2009 года № 79-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственным полномочием Российской Федерации по предоставлению мер социальной поддержки по оплате жилого помещения и коммунальных услуг", Постановлением Правительства Свердловской области от 26.06.2012 № 688-ПП "О порядке назначения и выплаты компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг отдельным категориям граждан, оказание мер социальной поддержки которым относится к ведению Российской Федерации", Постановлением Правительства Свердловской области от 26.06.2012 № 689-ПП "О порядке назначения и выплаты компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг отдельным категориям граждан, оказание мер социальной поддержки которым относится к ведению субъекта Российской Федерации", Постановлением Правительства Свердловской области от 26.06.2012 № 690-ПП "О порядке назначения и выплаты компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг отдельным категориям работников бюджетной сферы в поселках городского типа, рабочих поселках и сельских населенных пунктах, расположенных на территории Свердловской области, и пенсионерам из их числа", на основании Постановления Администрации городского округа Первоуральск от 30.04.2013 № 1388 "О внесении изменений и дополнений в Устав ПМКУ "РКЦ", Устава городского округа Первоуральск Администрация городского округа Первоуральск постановляет:
1. Утвердить Правила ведения, учета и хранения личных дел получателей компенсаций расходов на оплату жилых помещений и коммунальных услуг отдельным категориям граждан в городском округе Первоуральск (прилагается).
2. Признать Постановление Администрации городского округа Первоуральск от 20 февраля 2013 года № 502 "Об утверждении Порядка ведения, учета и хранения личных дел получателей компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг в городском округе Первоуральск" утратившим силу.
2. Настоящее Постановление опубликовать в газете "Вечерний Первоуральск".
3. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на заместителя Главы Администрации городского округа Первоуральск по управлению социальной сферой Слабука А.В.
Глава
городского округа Первоуральск
Ю.О.ПЕРЕВЕРЗЕВ
Утвержден
Постановлением Администрации
городского округа Первоуральск
от 7 мая 2013 г. № 1409
ПРАВИЛА
ВЕДЕНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПОЛУЧАТЕЛЕЙ
КОМПЕНСАЦИЙ РАСХОДОВ НА ОПЛАТУ ЖИЛЫХ ПОМЕЩЕНИЙ
И КОММУНАЛЬНЫХ УСЛУГ ОТДЕЛЬНЫМ КАТЕГОРИЯМ ГРАЖДАН
В ГОРОДСКОМ ОКРУГЕ ПЕРВОУРАЛЬСК
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящие Правила определяют правила формирования, ведения, учета и хранения личных дел получателей компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг отдельным категориям граждан в городском округе Первоуральск (далее - компенсация).
1.2. Формирование, ведение, учет и хранение личных дел организуется с целью упорядочения совокупности документов о получателях компенсации и обеспечения их сохранности.
1.3. Персональные данные, внесенные в личные дела граждан, получающих компенсацию, относятся к сведениям конфиденциального характера и попадают под действие Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006 "О персональных данных".
1.4. Лица, ответственные за ведение, учет и хранение личных дел получателей компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг (далее - ответственное лицо), должны быть ознакомлены под роспись с Правилами ведения, учета и хранения личных дел получателей компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг.
2. ФОРМИРОВАНИЕ И ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
2.1. Для назначения компенсации гражданином подается заявление по форме, утвержденной Постановлением Правительства Свердловской области или иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации или субъекта Российской Федерации.
2.2. Заявление и документы, необходимые для назначения компенсации принимаются ответственным лицом.
2.3. Ответственное лицо, принимающее заявление, регистрирует заявление в журнале регистрации заявлений граждан, обратившихся за назначением компенсаций на оплату жилого помещения и коммунальных услуг, который должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен печатью и подписью заместителя Главы Администрации городского округа Первоуральск, курирующего данную сферу.
2.4. Дата приема заявления подтверждается распиской-уведомлением по форме, утвержденной Постановлением Правительства Свердловской области или иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации или субъекта Российской Федерации. В расписке-уведомлении указывается регистрационный номер заявления, дата приема заявления, фамилия, имя, отчество, подпись ответственного лица, принявшего документы.
2.5. Формирование личного дела производится ответственным лицом непосредственно после приема заявления.
2.6. В личное дело включается:
- титульный лист личного дела;
- заявление получателя компенсации расходов;
- запросы, направляемые в органы и организации для получения информации, необходимой для принятия решения о назначении либо об отказе в назначении компенсации;
- запросы, направляемые для проверки подлинности документов, приложенных к заявлениям граждан о предоставлении компенсации, полноты и достоверности содержащихся в приложенных документах сведений;
- информация, предоставленная по запросам, направляемым в органы и организации для получения информации, необходимой для принятия решения о назначении либо об отказе в назначении компенсации, либо по запросам, направляемым для проверки подлинности документов, приложенных к заявлениям граждан о предоставлении компенсации, полноты и достоверности содержащихся в приложенных документах сведений;
- копии документов, подтверждающих право заявителя на меры социальной поддержки по оплате жилого помещения и коммунальных услуг;
- справка о составе семьи;
- копии платежных документов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг за месяц, предшествующий обращению;
- в случае обращения за компенсацией расходов в части оплаты твердого топлива (уголь, дрова) и его доставки, сжиженного (баллонного) газа - копии кадастрового паспорта, технического паспорта, справки, выданной на основании похозяйственной книги, иных документов, которые содержат описание объектов недвижимости, выданных в установленном законодательством Российской Федерации порядке, действующем на момент их выдачи, а также документов, подтверждающих соответствующие расходы;
- решение Уполномоченного органа - Администрации городского округа Первоуральск о назначении либо отказе (прекращении) в назначении компенсации расходов, по форме, утвержденной Постановлением Правительства Свердловской области или иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации или субъекта Российской Федерации;
- уведомления: о перерасчетах, о приостановлении выплаты, об отказе в назначении выплаты компенсации расходов;
- уведомления о возврате излишне выплаченной компенсации расходов или о необходимости получения начисленной компенсации расходов;
- справка о периоде и размере выплаченной компенсации расходов (при необходимости);
- иные документов, послужившие основанием для перерасчета компенсации расходов (при необходимости);
- опись приложенных документов.
2.7. Титульный лист личного дела должен быть оформлен следующим образом:
- наименование уполномоченного органа;
- заголовок личного дела - "Личное дело получателя компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг";
- фамилия, имя, отчество получателя компенсации расходов в именительном падеже;
- место жительства или место пребывания, по которому предоставляется компенсация расходов;
- период предоставления компенсаций расходов с указанием даты данного периода.
2.8. Личное дело ведется в течение всего периода назначения и выплаты компенсации расходов.
2.9. Личное дело подлежит закрытию и сдаче в архив в случае:
- перемены места жительства (пребывания) получателя компенсации расходов, в том числе в связи с выездом на постоянное место жительства за пределы Свердловской области;
- утраты гражданином права на получение мер социальной поддержки по оплате жилого помещения и коммунальных услуг;
- смерти получателя компенсации расходов, а также признание его в установленном порядке умершим или безвестно отсутствующим.
2.10. В случаях, предусмотренных в пункте 2.9 настоящих Правил, и наличия излишне выплаченной или невыплаченной компенсации расходов, личное дело находится на контроле ответственного лица:
- до полного погашения гражданином излишне выплаченной компенсации расходов;
- до полной выплаты невыплаченной компенсации расходов;
- разрешения ситуации, когда переплата возникла по причинам отличным от счетной ошибки или недобросовестности со стороны гражданина.
2.11. Личное дело граждан, заявленных по категории мер социальной поддержки работников бюджетной сферы в сельской местности, за исключением пенсионеров из их числа, формируется сроком на один календарный год. По истечении срока назначения компенсации личное дело закрывается и направляется в архив.
2.12. Каждое личное дело формируется в отдельный файл, который подшивается в папку-регистратор. Личные дела в папках-регистраторах распределяются по виду каждой категории меры социальной поддержки по алфавиту первой буквы фамилии с учетом территориального признака: населенный пункт, улица, дом, квартира.
3. ХРАНЕНИЕ И УЧЕТ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
3.1. Учет личных дел осуществляется в журналах регистрации на основании заявлений получателей компенсаций расходов.
3.2. Личные дела получателей компенсации расходов с момента их формирования хранятся в закрытых кабинетах, в железных запирающихся шкафах в организации, наделенной соответствующими функциями.
3.3. Доступ к личным делам имеют ответственные лица.
3.4. Архивные личные дела хранятся в картонной коробке, в алфавитном порядке по первой букве фамилии, согласно месяца закрытия, сверху кладется опись закрытых личных дел на бумажном носителе. Коробка с архивными личными делами опечатывается печатью для документов (организации, наделенной соответствующими функциями) с четырех сторон. Коробки с опечатанными архивными личными делами хранятся в архиве организации, наделенной соответствующими функциями.
3.5. Личные дела получателей компенсации расходов, после их закрытия, направления в архив, хранятся в течение пяти лет.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ВЕДЕНИЕ, УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
4.1. Ответственность за организацию работы по ведению, учету и хранению личных дел получателей компенсаций расходов возлагается на организацию, наделенную соответствующими функциями.
4.2. Ответственность за правильность ведения, учета, а также за хранение личных дел получателей компенсации расходов несут ответственные лица организации, наделенной соответствующими функциями, в соответствии с должностными инструкциями.
4.3. Ответственные лица несут ответственность за разглашение персональных данных получателей компенсации расходов в соответствии с действующим законодательством и настоящими Правилами.
------------------------------------------------------------------