Распоряжение Администрации г. Нижний Тагил от 27.12.2013 N 313 "О вводе в промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота администрации города Нижний Тагил"
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НИЖНИЙ ТАГИЛ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 27 декабря 2013 г. № 313
О ВВОДЕ В ПРОМЫШЛЕННУЮ ЭКСПЛУАТАЦИЮ
СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА НИЖНИЙ ТАГИЛ
В целях автоматизации процессов документооборота и делопроизводства Администрации города Нижний Тагил, в соответствии с Положением о Системе электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил, руководствуясь Уставом города Нижний Тагил:
1. Ввести с 1 января 2014 года в промышленную эксплуатацию следующие процессы системы электронного документооборота Администрации города:
- "Регистрация входящего документа";
- "Подготовка исходящего документа";
- "Подготовка внутреннего документа";
- "Подготовка правового акта";
- "Рассмотрение/исполнение документа/резолюции".
2. Утвердить:
1) Порядок работы в системе электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил (Приложение № 1);
2) Регламент обработки документов в системе электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил (Приложение № 2).
3. Руководителям органов Администрации города Нижний Тагил:
1) ознакомить муниципальных служащих под роспись с настоящим Распоряжением и представить информацию об ознакомлении в срок до 10 января 2014 года в отдел автоматизации управленческих процессов управления по организационно-массовой работе Администрации города;
2) обеспечить исполнение настоящего Распоряжения.
4. Признать утратившими силу Распоряжения Администрации города Нижний Тагил:
- от 04.03.2013 № 50 "О проведении опытной эксплуатации Системы электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил";
- от 28.06.2013 № 140 "О проведении опытной эксплуатации Системы электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил".
5. Разместить данное Распоряжение на официальном сайте города Нижний Тагил.
6. Контроль за выполнением настоящего Распоряжения возложить на руководителя аппарата Администрации города Нижний Тагил А.Е. Ленду.
Промежуточные сроки контроля - 15 апреля, 15 июля, 15 октября 2014 года.
Срок контроля - 15 января 2015 года.
Глава города
С.К.НОСОВ
Приложение № 1
Утвержден
Распоряжением
Администрации города
от 27 декабря 2013 г. № 313
ПОРЯДОК
РАБОТЫ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА НИЖНИЙ ТАГИЛ
Статья 1. Общие положения
1. Настоящий Порядок работы в системе электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил (далее - Порядок) разработан в соответствии с Положением о муниципальных информационных ресурсах и муниципальных информационных системах Администрации города, муниципальных учреждений и предприятий города Нижний Тагил, утвержденным Постановлением Администрации города Нижний Тагил от 30.05.2012 № 1117, Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Нижний Тагил, утвержденной Постановлением Администрации города Нижний Тагил от 29.12.2006 № 993, Положением о правовых актах Администрации города Нижний Тагил, утвержденным Распоряжением Администрации города Нижний Тагил от 24.06.2009 № 230, и ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" в целях обеспечения совершенствования документационного управления, технологии работы и контроля исполнения документов в Администрации города Нижний Тагил.
2. Настоящий Порядок устанавливает правила работы с документами в Администрации города Нижний Тагил в системе электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил (далее - СЭД), являющиеся обязательными для сотрудников органов Администрации города Нижний Тагил (далее - структурные подразделения), должностных лиц, имеющих доступ в СЭД.
Действие настоящего Порядка распространяется на процессы:
1) "Регистрация входящего документа";
2) "Подготовка исходящего документа";
3) "Подготовка внутреннего документа";
4) "Подготовка правового акта";
5) "Рассмотрение/Исполнение документа/резолюции".
3. СЭД администрации города является портальным решением, реализованным с использованием программных продуктов MS SharePoint 2010, MS Windows 2008 SR2, MS SQL 2008.
Корректная работа СЭД на компьютерах пользователей возможна только в веб-браузерах Internet Explorer версии 8 и выше.
Формирование и корректировка проектов документов должна осуществляться с использованием MS Office 2010.
4. Основные термины и определения, используемые в настоящем Порядке:
1) администратор СЭД - специалист, имеющий полный доступ к операционной системе программно-аппаратного комплекса СЭД, отвечающий за эксплуатацию системы и обеспечение ее работоспособности;
2) пользователь СЭД - работник Администрации города Нижний Тагил, имеющий доступ в СЭД;
3) разработчик документа - пользователь СЭД, осуществляющий подготовку и создание документа в СЭД;
4) автор поручения (резолюции) - пользователь СЭД, давший поручение (наложивший резолюцию);
5) внутренний документ - официальный документ, посредством которого осуществляется документационное взаимодействие внутри Администрации города Нижний Тагил;
6) входящий документ (входящая корреспонденция) - официальный документ, поступивший от органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических и физических лиц;
7) замещающий - пользователь СЭД, наделенный в СЭД равными правами с пользователем СЭД, обязанности которого он исполняет в СЭД, в том числе правом согласовывать, подписывать документы, накладывать поручения (резолюции) от лица замещаемого, но под своим именем, зарегистрированным в СЭД, имеющий доступ к уведомлениям, поступающим на имя замещаемого им пользователя СЭД;
8) исходящий документ - официальный документ, созданный для отправки в стороннюю организацию;
9) исполнитель - пользователь СЭД, назначенный автором поручения (резолюции) исполнителем поручения (резолюции);
10) основной исполнитель - пользователь СЭД, назначенный автором поручения (резолюции) ответственным за исполнение поручения (резолюции);
11) карточка поручения (резолюции) - электронная форма поручения (резолюции) в СЭД, заполненная автором поручения (резолюции);
12) регистрационная карточка (далее - РК) - совокупность полей, отражающая состав реквизитов документа, сведения о котором вводятся в СЭД.
Статья 2. Организация доступа в СЭД
1. Отдел автоматизации управленческих процессов управления по организационно-массовой работе Администрации города Нижний Тагил (далее - отдел АУП) является ответственным за организацию функционирования СЭД, предоставление доступа в СЭД сотрудникам Администрации города Нижний Тагил, техническую поддержку пользователей СЭД.
2. Доступ к системе электронного документооборота с учетом особенностей построения единой компьютерной сети Администрации города Нижний Тагил получают пользователи, зарегистрированные в единой компьютерной сети Администрации города, в службе каталогов Active Directory и домене ntportal.ntagil.org.
3. Предоставление доступа в СЭД сотрудникам Администрации города осуществляется отделом АУП в течение 3-х рабочих дней с момента поступления информации, представленной руководителем органа, должностным лицом Администрации города, содержащей следующие сведения о сотруднике:
1) фамилия, имя, отчество;
2) занимаемая должность;
3) адрес рабочего места (улица, дом, номер кабинета);
4) номер служебного телефона;
5) Ф.И.О. замещаемого сотрудника (в случае поступления на службу вместо другого сотрудника).
Прекращение полномочий пользователя СЭД осуществляется администратором СЭД на основании уведомления, представленного руководителем органа Администрации города, должностным лицом.
4. В рамках электронного визирования, согласования и утверждения проектов документов системное имя и пароль пользователя, под которыми он идентифицируется в единой компьютерной сети Администрации города, считается внутренней электронной цифровой подписью, которая является реквизитом электронного документа, равносильным и равнозначным собственноручной подписи, позволяющим идентифицировать ее владельца.
Пользователи СЭД имеют право работать только под своими системными именами.
Пользователи СЭД обязаны сохранять свои пароли в тайне. В случае если пароль стал известен третьим лицам, немедленно уведомить администратора СЭД и произвести смену пароля.
5. Для организации процедуры замещения в СЭД во время длительного отсутствия сотрудника на рабочем месте соответствующая информация направляется в отдел АУП в следующем порядке:
1) в случае планового длительного отсутствия сотрудника (командировка, отпуск и другое) информация представляется за 2 рабочих дня до начала замещения;
2) в случае непланового длительного отсутствия сотрудника (болезнь и другое) информация представляется незамедлительно по мере возникновения события.
Информация должна содержать следующие сведения:
- Ф.И.О. отсутствующего сотрудника;
- Ф.И.О. сотрудника, на которого возложено исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника;
- предполагаемый период времени, в течение которого возложено исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника.
6. СЭД обеспечивает автоматическое распределение прав доступа к документам согласно функциям пользователя СЭД.
7. Правом доступа к документу СЭД обладают следующие пользователи:
1) пользователи СЭД, являющиеся в СЭД делопроизводителями, авторами документа или резолюции;
2) пользователи СЭД, указанные в полях "Визирование", "Согласование", "Утверждающий", "Исполнитель", "Контролер" РК документа или их замещающие, а также пользователи СЭД, участвующие в технологической обработке документа (помощники, эксперты, делопроизводители).
Пользователь СЭД, которому документ направлен на ознакомление, согласование, обладает правом доступа к содержательной части документа.
Статья 3. Организация делопроизводства с применением СЭД
1. Регистрации в СЭД подлежат следующие документы:
1) переписка с юридическими и физическими лицами - процессы "Регистрация входящего документа", "Подготовка исходящего документа";
2) переписка между органами Администрации города, должностными лицами - процесс "Подготовка внутреннего документа";
3) правовые акты Администрации города Нижний Тагил, должностных лиц - процесс "Подготовка правового акта".
2. Регистрационный номер документа в СЭД в процессах "Регистрация входящего документа" и "Подготовка исходящего документа" формируется следующим образом:
1) Вх-XX/N№ - входящие документы;
2) Исх-XX/N№ - исходящие документы,
где:
- XX - цифровой код должностного лица, органа Администрации города (в соответствии с Приложением);
- N№ - порядковый регистрационный номер документа в пределах года по подразделению.
3. Переписка в процессе "Подготовка внутреннего документа" осуществляется только по исходящим номерам внутренних документов. При поступлении внутреннего документа адресату входящий регистрационный номер документу не присваивается. Порядковый регистрационный номер внутреннего документа формируется следующим образом:
Вн-XXX/NN№ - внутренние документы;
где:
- XXX - цифровой код должностного лица, органа Администрации города (в соответствии с Приложением);
- NN№ - порядковый регистрационный номер документа в пределах года по подразделению.
4. Регистрационный номер правового акта в СЭД в процессе "Правовые акты" формируется следующим образом:
NNN-XX,
где:
NN№ - порядковый регистрационный номер правового акта;
XX - признак правового акта:
ПГ - постановление Главы города Нижний Тагил;
РГ - распоряжение Главы города Нижний Тагил;
ПА - постановление Администрации города Нижний Тагил;
РА - распоряжение Администрации города Нижний Тагил.
5. Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, в СЭД не регистрируются.
6. Документы, содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", регистрируются в СЭД без вложения текста документа или его электронного образа. Название таких документов не должно раскрывать полное содержание документа.
7. Пользователи СЭД несут ответственность за работу с документами в СЭД в соответствии со своими должностными обязанностями и настоящим Порядком.
8. Удаление зарегистрированных документов из СЭД запрещено.
Статья 4. Регистрация входящего документа
1. Регистрация входящего документа осуществляется в процессе "Регистрация входящего документа" (далее - "Входящие").
2. Процесс "Регистрация входящего документа" как элемент СЭД по своим основным функциям включает в себя выполнение следующих действий:
- осуществление первичной обработки входящего документа (вне СЭД);
- создание и заполнение РК входящего документа;
- определение порядка обработки (прохождения) документа в СЭД;
- присвоение регистрационного номера документу (осуществляется в СЭД автоматически и формируется согласно пункту 15 настоящего Порядка);
- осуществление сканирования и связывания электронного образа документа с РК;
- размещение бумажного экземпляра документа размещается на хранение.
3. Делопроизводитель (специалист по регистрации) несет ответственность за полноту и достоверность информации, внесенной в РК входящего документа.
4. Дальнейшая работа с входящими документами осуществляется в порядке, установленном в статье 11 настоящего Порядка.
Статья 5. Подготовка исходящего документа
1. Подготовка исходящего документов осуществляется в процессе "Подготовка исходящего документа" (далее - "Исходящие").
2. Процесс "Подготовка исходящего документа" как элемент СЭД по своим основным функциям включает в себя выполнение следующих действий:
- создание и заполнение РК исходящего документа;
- подготовка проекта исходящего документа по шаблону, выбранному из РК;
- прикрепление к РК дополнительных файлов (при необходимости);
- визирование проекта исходящего документа вышестоящими руководителями;
- согласование проекта исходящего документа (при необходимости);
- утверждение (подписание) проекта исходящего документа;
- доработка разработчиком проекта исходящего документа (при поступлении замечаний в ходе визирования, согласования или утверждения проекта документа);
- распечатка утвержденного в электронном виде документа и утверждение (подписание) руководителем его бумажного варианта (в случае необходимости);
- сканирование утвержденного на бумаге документа и прикрепление его электронного образа к РК;
- размещение на хранение копии подписанного бумажного исходящего документа;
- направление адресату бумажного варианта исходящего документа (вне СЭД), внесение отметки о дате и способе передачи исходящего документа адресату.
3. Сотрудник, разработавший проект исходящего документа, несет ответственность за полноту и достоверность внесения информации в РК исходящего документа.
4. После утверждения (подписания) документа в СЭД содержимое РК документа блокируется для изменения.
Статья 6. Подготовка внутреннего документа
1. Подготовка документов, направляемых в органы Администрации города, осуществляется в процессе "Подготовка внутреннего документа" (далее - "Внутренние").
2. Процесс "Подготовка внутреннего документа" как элемент СЭД по своим основным функциям включает в себя выполнение следующих действий:
- создание и заполнение регистрационной карточки проекта внутреннего документа;
- подготовка проекта внутреннего документа по шаблону, выбранному из РК;
- прикрепление к РК дополнительных файлов (при необходимости);
- визирование проекта внутреннего документа вышестоящими руководителями;
- согласование проекта внутреннего документа (при необходимости);
- утверждение (подписание) проекта внутреннего документа;
- доработка разработчиком проекта внутреннего документа (при поступлении замечаний в ходе визирования, согласования или утверждения проекта документа);
- автоматическая рассылка СЭД утвержденного внутреннего документа адресату (адресатам);
- распечатка утвержденного в электронном виде документа и утверждение (подписание) руководителем его бумажного варианта (при необходимости, вне СЭД);
- сканирование утвержденного на бумаге документа и прикрепление его электронного образа к РК (при необходимости);
- размещение на хранение копии подписанного бумажного внутреннего документа (при необходимости), внесение отметки о месте хранения;
- отправка бумажного варианта документа адресату (при необходимости, вне СЭД).
3. Сотрудник, разработавший проект исходящего документа, несет ответственность за полноту и достоверность внесения информации в РК внутреннего документа.
4. После утверждения (подписания) документа в СЭД содержимое РК документа блокируется для изменения.
5. Руководитель не может отменить свою электронную подпись у зарегистрированного документа.
6. Дальнейшая работа с внутренними документами осуществляется в порядке, установленном в статье 11 настоящего Порядка.
Статья 7. Подготовка правового акта
1. К правовым актам, подготовка которых осуществляется в процессе "Подготовка правового акта", относятся:
- постановление Главы города Нижний Тагил;
- распоряжение Главы города Нижний Тагил;
- постановление Администрации города Нижний Тагил;
- распоряжение Администрации города Нижний Тагил.
2. Процесс "Подготовка правового акта" (далее - "Правовые акты") как элемент СЭД по своим основным функциям включает в себя выполнение следующих действий:
- создание и заполнение РК проекта правового акта;
- создание проекта правового акта по одному из шаблонов, выбранных в РК;
- прикрепление к РК дополнительных материалов (файлов) (при необходимости);
- визирование проекта правового акта вышестоящими руководителями;
- проведение правовой экспертизы проекта правового акта;
- проведение финансовой экспертизы проекта правового акта (при необходимости);
- проведение экспертизы проекта правового акта на соответствие требованиям Положения о подготовке правовых актов и полноты заполнения регистрационной карточки (проверка списков согласующих и рассылки, необходимость контроля исполнения);
- внутреннее двухуровневое согласование (среди пользователей СЭД) (последовательное и/или параллельное) согласование проекта правового акта:
а) первый уровень - согласование руководителями органов Администрации города (после завершения согласования на 1-м уровне, проект правового акта направляется на согласование должностным лицам 2-го уровня согласования);
б) второй уровень - согласование заместителями Главы Администрации города;
- внешнее согласование (среди должностных лиц, не являющихся пользователями СЭД; осуществляется выписка листа согласования и выполняется процедура внешнего согласования);
- согласование проекта правового акта руководителем аппарата Администрации города;
- проверка результатов согласования;
- распечатка проекта правового акта и утверждение (подписание) Главой города его бумажного варианта (вне СЭД);
- внесение информации о результатах подписания правового акта (автоматическое присвоение регистрационного номера);
- доработка проекта правового акта разработчиком (при поступлении замечаний в ходе визирования, проведения экспертиз, согласования или утверждения проекта правового акта);
- сканирование утвержденного бумажного варианта правового акта и прикрепление его электронного образа к РК;
- публикация правового акта, тиражирование, рассылка и размещение на хранение бумажного варианта правового акта;
- постановка правового акта на контроль (при необходимости).
3. Руководитель, получивший правовой акт по рассылке в СЭД, может создать поручение по его исполнению.
4. Сотрудник, указанный в поручении в качестве исполнителя, получает в СЭД соответствующее уведомление.
Статья 8. Визирование проектов документов
1. Визирование проектов документов является одной из функций, которые могут выполнять сотрудники Администрации города в ходе подготовки исходящих и внутренних документов, правовых актов.
2. Инициатор визирования - разработчик проекта документа, который в ходе формирования регистрационной карточки определяет участников визирования.
3. При создании проекта документа, в котором предусмотрена процедура визирования, СЭД автоматически в РК формирует список визирующих, состоящий из вышестоящих руководителей инициатора визирования (разработчика) до должностного лица, утверждающего (подписывающего) проект документа. Разработчик проекта документа может изменить список визирующих.
4. Визирование проекта документа осуществляется последовательно в соответствии со списком визирующих в РК.
5. Визирующий при работе с проектом документа имеет возможность отредактировать проект документа и внести изменения в РК документа.
6. Визирующий в зависимости от принятого решения при рассмотрении документа может выбрать одну из трех виз:
- "принято";
- "требуется доработка";
- "отклонено".
7. В случае наложения визы "требуется доработка" визирующий указывает свои замечания в карточке визирования документа в СЭД в поле "Замечания" или прикрепляет к карточке задания файл с замечаниями. В этом случае визирующий имеет право направить на доработку проект документа другому специалисту.
8. При поступлении замечаний в ходе согласования разработчик проекта документа вносит изменения в проект документа и инициирует новый процесс согласования.
9. Наложение визы "отклонено" предполагает, что в подготовке документа нет необходимости. В этом случае причина отклонения документа обязательно указывается в поле "Замечания".
Статья 9. Экспертиза проектов документов
1. Экспертиза проведения документов в СЭД является обязательной частью процесса "Подготовка правового акта".
2. В СЭД предусмотрено проведение двух видов экспертиз:
- правовая экспертиза;
- финансовая экспертиза (при необходимости).
3. Задание на проведение экспертизы в соответствии с настройками в СЭД поступает ответственному за проведение экспертизы - руководителю соответствующего органа Администрации города:
- юридического управления Администрации города для проведения юридической экспертизы;
- финансового управления Администрации города для проведения финансовой экспертизы.
4. Руководитель, ответственный за проведение экспертизы, может самостоятельно выполнить экспертизу проекта правового акта или поручить проведение предварительной экспертизы одному из подчиненных ему сотрудников. В последнем случае результаты проведения предварительной экспертизы обязательно утверждаются Ответственным за проведение экспертизы.
5. Результатом проведения экспертизы является решение Ответственного за проведение экспертизы: "нет замечаний", "требуется доработка", "подготовлено заключение по результатам экспертизы".
6. В случае наличия замечаний к содержимому документа они оформляются отдельным документом - актом экспертизы за подписью Ответственного за проведение экспертизы. Акт оформляется и подписывается вне СЭД. Скан-образ документа прилагается к результату исполнения задания на экспертизу.
7. При поступлении замечаний в ходе проведения экспертизы разработчик проекта документа вносит изменения в проект документа и инициирует новый процесс проведения экспертизы.
Статья 10. Согласование проектов документов
1. Согласование проектов документов в СЭД является одной из функций, которые могут выполнять сотрудники Администрации города в ходе подготовки правовых актов, а также исходящих и внутренних документов.
2. Инициатор согласования - разработчик проекта документа в СЭД. Инициатор согласования определяет параметры согласования и его участников.
3. Для обеспечения доступа участникам согласования к РК проекта документа участники согласования указываются в поле "Список согласования" ("Согласование") РК согласуемого документа.
4. На согласование может быть направлен только неутвержденный (неподписанный) и незарегистрированный проект документа.
5. Согласование в СЭД может быть следующих видов:
- параллельное - проект документа направляется одновременно всем участникам согласования. Инициатор согласования указывает список участников согласования. Срок согласования определяется в соответствии с регламентом согласования (Приложение № 2);
- последовательное - проект направляется участникам согласования по очереди. После того как участник согласования ставит на проекте отметку о согласовании, проект направляется следующему участнику. Срок согласования определяется в соответствии с регламентом согласования (Приложение № 2).
6. Инициатор согласования может создавать свой сценарий согласования или использовать шаблон.
7. Процесс согласования завершается после того, как все участники согласования внесут отметки о согласовании.
8. При нарушении участником согласования регламентного срока согласования СЭД автоматически завершает процесс согласования, ставит отметку об автоматическом согласовании и направляет проект документа следующему участнику согласования.
9. По одному документу одновременно может быть запущено не более одного согласования.
10. Итогом согласования через СЭД является наложение участником согласования одной из двух видов виз:
- "согласовано";
- "требуется доработка".
11. В случае наложения визы "требуется доработка" участник согласования указывает свои замечания в карточке согласования документа в СЭД в поле "Комментарий" или прикрепляет к карточке задания файл с замечаниями.
12. Все результаты согласования хранятся в СЭД и при необходимости могут быть выведены на бумажный носитель. При этом на печать выводится информация о результате согласования последнего варианта проекта документа.
13. При поступлении замечаний в ходе согласования разработчик проекта документа вносит изменения в проект документа и инициирует новый процесс согласования.
Статья 11. Рассмотрение/исполнение документа/поручения
1. Процесс "Рассмотрение/исполнение документа/резолюции" являются составной частью процессов "Входящие", "Внутренние", "Правовые акты", обеспечивающий рассмотрение сотрудником, поступившего в его адрес документа, или исполнение резолюции вышестоящего руководителя.
2. Процесс "Рассмотрение/исполнение документа/резолюции" как элемент СЭД по своим основным функциям включает в себя выполнение следующих действий:
- рассмотрение сотрудником документа, поступившего в его адрес, либо рассмотрение резолюции, поступившей от вышестоящего руководителя по исполнению документа;
- назначение исполнителя или нескольких исполнителей (либо исполнение документа или поручения самостоятельно);
- заполнение регистрационной карточки с указанием поручения (при назначении исполнителя);
- определение необходимости контроля документа (поручения), указание контрольной даты и контролера.
3. В качестве ответственного исполнителя выступает исполнитель, отмеченный в поручении (резолюции) в карточке поручения "галочкой" в соответствующем поле.
4. Поручение (резолюция) называется контрольным, если у исполнителя поручения (резолюции) указан срок исполнения и указан сотрудник, на которого возложен контроль исполнения поручения (резолюции). Срок исполнения может быть указан индивидуально для каждого исполнителя поручения (резолюции).
5. Исполнители по поручению (резолюции) могут вносить собственные нижестоящие поручения (резолюции) в аналогичном порядке.
6. Проект резолюции в СЭД вступает в силу после утверждения ее руководителем.
Статья 12. Организация контроля и контроль исполнения документа/поручения
1. Постановка исполнения документа на контроль осуществляется постановкой на контроль исполнения поручений по документу (резолюции).
2. Постановка на контроль исполнения резолюций к документу осуществляется руководителем - автором резолюции при отправке резолюции на исполнение. Назначение функции контроля осуществляется соответствующим заданием, поступающим к Контролеру одновременно с заданием на исполнение для Исполнителя.
3. Постановка на контроль исполнения правового акта осуществляется на основании изучения текста документа специалистом - Ответственным за контроль.
4. При приближении срока исполнения поручения (резолюции) или его истечении СЭД формирует соответствующие уведомления исполнителю и Ответственному за контроль.
5. Контроль за исполнением поручения (резолюции) осуществляется назначенным контролером путем получения информации об исполнении (отчетность) и проведения мониторинга по истории процесса.
6. Контроль исполнения правовых актов осуществляется путем получения отчета от ответственного исполнителя, оформленного в виде документа, его рассмотрения и принятия решения о необходимости дальнейшего контроля.
7. Информация о проведении контроля исполнения правового акта фиксируется в регистрационной карточке правового акта в соответствующей закладке.
8. Снятие с контроля исполнения резолюции осуществляется одновременно с принятием руководителем, выдавшим поручение, результатов исполнения.
9. Снятие с контроля исполнения правового акта осуществляется соответствующим правовым актом за подписью Главы города.
Статья 13. Организация исполнения поручений (резолюций)
1. Непосредственный исполнитель при получении поручения (резолюции):
- подготавливает документ, связанный с исполняемым поручением (резолюции);
- создает отчет об исполнении.
2. На основании полученного отчета об исполнении автор поручения (резолюции) снимает или не снимает поручение (резолюцию) с контроля.
Статья 14. Порядок формирования справочников
1. Справочники, использующиеся при заполнении регистрационных карточек в процессах "Входящие", "Исходящие", "Внутренние" и "Правовые акты", являются общими справочниками для всех органов и должностных лиц Администрации города.
2. Справочники, связанные с процессами "Входящие", "Исходящие" и "Внутренние" формируются сотрудниками отдела документационного обеспечения управления по организационно-массовой работе Администрации города.
При необходимости добавления внешней организации в справочник "Контрагенты" в заявке на добавление записи в справочник необходимо указать:
- наименование организации;
- наименование должности, фамилии, имени и отчества лица, в адрес которого направляется документ.
Заявки на дополнение или изменение справочников указанных выше процессов могут передаваться в устной форме по телефону 42-16-45 или направляться по электронной почте odo3@ntagil.org.
3. Справочники, связанные с процессом "Правовые акты", формируются сотрудниками отдела документационного обеспечения управления по организационно-массовой работе Администрации города. Заявки на дополнение или изменение справочников указанного выше процесса могут передаваться в устной форме по телефону 41-09-73 или направляться по электронной почте suv@ntagil.org.
4. Все остальные справочники, связанные с вводимыми в промышленную эксплуатацию процессами, формируются сотрудниками отдела автоматизации управленческих процессов управления по организационно-массовой работе Администрации города. Заявки на дополнение и изменение справочников принимаются в письменной или устной форме по телефону 42-16-43 или по электронной почте sed@ntagil.org.
5. За достоверность и полноту представленных сведений для дополнения справочников отвечает лицо, представившее эти сведения.
6. Сотрудники, ответственные за внесение изменений в справочники, обязаны рассматривать все поступающие заявки ежедневно и принимать решение относительно внесения изменений в справочники в течение одного рабочего дня.
Статья 15. Процедура технической поддержки СЭД
1. Для поддержки пользователей в период промышленной эксплуатации выделяется группа сотрудников отдела автоматизации управленческих процессов управления по организационно-массовой работе Администрации города (первый уровень поддержки):
- Володин Максим Александрович - главный специалист отдела автоматизации управленческих процессов управления по организационно-массовой работе (тел. 42-16-43, vma@ntagil.org);
- Трубицына Татьяна Владимировна - ведущий специалист отдела автоматизации управленческих процессов управления по организационно-массовой работе (тел. 41-70-11, tvt@ntagil.org);
- Глазырин Александр Михайлович - начальник отдела автоматизации управленческих процессов управления по организационно-массовой работе (тел. 42-16-43, gam@ntagil.org).
В их обязанности входит консультирование сотрудников по вопросам работы в СЭД, настройка рабочих мест СЭД, решение инцидентов, связанных с инфраструктурой Администрации города Нижний Тагил.
Также первый уровень поддержки обеспечивает сбор, систематизацию и передачу на второй уровень поддержки замечаний, предложений и запросов на изменение от пользователей СЭД.
2. Второй уровень поддержки осуществляется компанией ЗАО "Информационно-вычислительные системы".
Замечания, предложения и запросы на изменение от пользователей СЭД оформляются в виде заявки, содержащей описание проблемы, скриншоты и ссылки (при необходимости). В ситуации, когда поступившая информация является неполной, специалисты второго уровня поддержки связываются со специалистами первого уровня поддержки для уточнения информации в заявке.
Прием заявок, передаваемых специалистами первого уровня поддержки, осуществляется по электронной почте следующим специалистами:
- Чащина Ксения Александровна - аналитик 1-й категории (по согласованию), e-mail - chaschina@ics.perm.ru;
- Кошкаров Олег Владимирович - ведущий менеджер проекта (по согласованию); e-mail - okoshkarov@ics.perm.ru.
В задачи второго уровня поддержки входит обеспечение функционирования СЭД в период промышленной эксплуатации, устранение сбоев и ошибок в работе Системы электронного документооборота.
Приложение
к Порядку работы в системе
электронного документооборота
Администрации
города Нижний Тагил
ЦИФРОВОЙ КОД
ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА, ОРГАНА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА НИЖНИЙ ТАГИЛ,
ИСПОЛЬЗУЕМЫЙ ПРИ ФОРМИРОВАНИИ РЕГИСТРАЦИОННОГО
НОМЕРА ДОКУМЕНТА
01 РУКОВОДСТВО
01-01 Глава города
01-02 Заместитель Главы Администрации города по финансово-экономической политике
01-03 Заместитель Главы Администрации города по жилищно-коммунальному хозяйству, городскому хозяйству и строительству
01-04 Заместитель Главы Администрации города по социальной политике
01-05 Руководитель аппарата
02 Помощник Главы города
03 КОНТРОЛЬНО-РЕВИЗИОННОЕ УПРАВЛЕНИЕ
03-01 Начальник управления
04 ТЕРРИТОРИАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ
04-01 Начальник управления
05 УПРАВЛЕНИЕ ПО ОРГАНИЗАЦИОННО-МАССОВОЙ РАБОТЕ
05-01 Начальник управления
05-02 Отдел документационного обеспечения
05-03 Отдел по организационно-протокольной работе
05-04 Отдел автоматизации управленческих процессов
05-05 Отдел по организации работы с обращениями граждан
06 УПРАВЛЕНИЕ ПО РАЗРАБОТКЕ И КОНТРОЛЮ ЗА РЕАЛИЗАЦИЕЙ ИНВЕСТИЦИОННЫХ ПРОЕКТОВ
06-01 Начальник управления
07 УПРАВЛЕНИЕ ПРОМЫШЛЕННОЙ ПОЛИТИКИ И РАЗВИТИЯ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА
07-01 Начальник управления
07-02 Отдел развития промышленности, предпринимательства и регулирования социально-трудовых отношений
07-03 Отдел по развитию потребительского рынка и услуг
08 ЭКОНОМИЧЕСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ
08-01 Начальник управления
08-02 Отдел прогнозирования и мониторинга социально-экономического развития города
08-03 Отдел тарифной политики и мониторинга ценообразования
08-04 Отдел бюджетирования, мотивации труда и информационных систем управления муниципальными ресурсами
08-05 Отдел сметных расчетов и контроля ценообразования
08-06 Отдел информационной логистики
08-07 Отдел торгов, запросов, котировок
09 ЮРИДИЧЕСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ
09-01 Начальник управления
10 ОТДЕЛ ГРАЖДАНСКОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ
10-01 Начальник отдела
11 ОТДЕЛ МУНИЦИПАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
11-01 Начальник отдела
12 ОТДЕЛ ПО ВЗАИМОДЕЙСТВИЮ С АДМИНИСТРАТИВНЫМИ ОРГАНАМИ
12-01 Начальник отдела
13 ОТДЕЛ ПО ВЗАИМОДЕЙСТВИЮ С ОБЩЕСТВЕННЫМИ, РЕЛИГИОЗНЫМИ ОРГАНИЗАЦИЯМИ И РАЗВИТИЮ ГРАЖДАНСКИХ ИНИЦИАТИВ
13-01 Начальник отдела
14 ОТДЕЛ ПО РАБОТЕ СО СРЕДСТВАМИ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ И ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКОЙ РАБОТЕ
15 ОТДЕЛ ПО УЧЕТУ И РАСПРЕДЕЛЕНИЮ ЖИЛЬЯ
15-01 Начальник отдела
16 ОТДЕЛ ПО ЭКОЛОГИИ И ПРИРОДОПОЛЬЗОВАНИЮ
16-01 Начальник отдела
17 ПОКРОВСКАЯ ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ
18 ОТДЕЛ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ
18-01 Начальник отдела
19 УПРАВЛЕНИЕ МУНИЦИПАЛЬНЫМ ИМУЩЕСТВОМ И РЕГУЛИРОВАНИЯ ЗЕМЕЛЬНЫМИ ОТНОШЕНИЯМИ
19-01 Начальник управления
19-02 Отдел реестров и правовой защиты
19-03 Отдел по работе с юридическими лицами
19-04 Отдел регулирования и контроля за использованием земельных ресурсов
19-05 Отдел сделок с муниципальным имуществом
20 УПРАВЛЕНИЕ ГОРОДСКИМ ХОЗЯЙСТВОМ
20-01 Начальник управления
20-05 Отдел топливно-энергетического хозяйства и энергосбережения
21 УПРАВЛЕНИЕ АРХИТЕКТУРЫ И ГРАДОСТРОИТЕЛЬСТВА
21-01 Начальник управления
21-02 Отдел градостроительного планирования
21-03 Административно-правовой отдел
21-04 Отдел выдачи разрешительной документации
21-05 Технический архив
22 УПРАВЛЕНИЕ ЖИЛИЩНОГО И КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА
22-01 Начальник управления
22-02 Отдел по управлению жилищным фондом
22-03 Отдел по эксплуатации жилищного фонда
23 УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ
23-01 Начальник управления
23-02 Отдел развития системы образования
23-03 Отдел ресурсного обеспечения системы образования
24 УПРАВЛЕНИЕ СОЦИАЛЬНЫХ ПРОГРАММ И СЕМЕЙНОЙ ПОЛИТИКИ
24-01 Начальник управления
25 УПРАВЛЕНИЕ КУЛЬТУРЫ
25-01 Начальник управления
26 УПРАВЛЕНИЕ ПО РАЗВИТИЮ ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ, СПОРТА И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ
26-01 Начальник управления
27 ФИНАНСОВОЕ УПРАВЛЕНИЕ
27-01 Начальник управления
27-02 Бюджетный отдел
27-03 Отдел прогнозирования доходов и муниципального долга
27-04 Отдел бухгалтерского учета и отчетности
27-05 Отдел финансового контроля
27-06 Отдел казначейского исполнения бюджета
27-07 Финансово-аналитический отдел
28 АДМИНИСТРАЦИЯ ДЗЕРЖИНСКОГО РАЙОНА
28-01 Глава Администрации
28-02 Отдел организационно-массовой работы
28-03 Отдел по благоустройству и жилищно-коммунальному хозяйству
29 АДМИНИСТРАЦИЯ ЛЕНИНСКОГО РАЙОНА
29-01 Глава Администрации
29-02 Отдел организационно-массовой работы
29-03 Отдел по благоустройству и жилищно-коммунальному хозяйству
30 АДМИНИСТРАЦИЯ ТАГИЛСТРОЕВСКОГО РАЙОНА
30-01 Глава Администрации
30-02 Отдел организационно-массовой работы
30-03 Отдел по благоустройству и жилищно-коммунальному хозяйству
31 ВИСИМО-УТКИНСКАЯ ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ
32 СЕРЕБРЯНСКАЯ ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ
33 СУЛЕМСКАЯ ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ
34 ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ ПОСЕЛКА УРАЛЕЦ
35 УСТЬ-УТКИНСКАЯ ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ
36 ЧАЩИНСКАЯ ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ
37 УПРАВЛЕНИЕ СТРОИТЕЛЬСТВА
Приложение № 2
Утвержден
Распоряжением
Администрации города
от 27 декабря 2013 г. № 313
РЕГЛАМЕНТ
ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА НИЖНИЙ ТАГИЛ
1. ПРОЦЕСС "РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА"
N№ п/п
Задача
Исполнитель (роль пользователя в СЭД)
Действия исполнителя
Регламентный срок исполнения задачи <*>
1.
Первичная обработка входящего документа
Специалист по регистрации
(вне СЭД)
В день поступления документа
2.
Регистрация входящего документа
Специалист по регистрации
Заполняет регистрационную карточку входящего документа, указывает на документе регистрационный номер и дату регистрации
2 рабочих дня
3.
Сканирование входящего документа
Специалист по сканированию
Сканирует входящий документ, связывает его электронный образ с регистрационной карточкой и направляет документ адресату
2 рабочих дня
4.
Размещение на хранение входящих документов
Делопроизводитель
Размещает документа на хранение, указывает место хранения документа
2 рабочих дня
--------------------------------
<*> Срок выполнения этапа определяется периодом рабочего времени, отведенного сотруднику для выполнения поступившей задачи:
- 1 рабочий день составляет 8 часов рабочего времени после поступления задания;
- 2 рабочих дня составляют 16 часов рабочего времени после поступления задания.
2. ПРОЦЕСС "ПОДГОТОВКА ИСХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА"
N№ п/п
Задача
Исполнитель (роль пользователя в СЭД)
Действия исполнителя
Регламентный срок исполнения задачи <*>
1.
Создание карточки и проекта исходящего документа
Разработчик
Заполняет регистрационную карточку и создает проект исходящего документа
Не регламентировано
Дорабатывает проект исходящего документа (разработка внутреннего документам с функцией "Черновик")
Срок подготовки черновика, указанный в РК
2.
Визирование проекта исходящего документа
Руководитель разработчика (по умолчанию - все руководители разработчика до Утверждающего)
Визирует, отправляет на доработку или отклоняет проект исходящего документа с указанием замечаний. Может вносить изменения в проект исходящего документа
2 рабочих дня
3.
Согласование проекта исходящего документа
Согласующий (последовательное и /или параллельное согласование в соответствии со списком согласующих, указанным в регистрационной карточке)
Согласовывает проект документа. Может только согласовать или отклонить проект исходящего документа, указав замечания
2 рабочих дня
4.
Утверждение проекта исходящего документа
Утверждающий (подписывает документ)
Рассматривает и утверждает проект документа. Может утвердить, отправить на доработку или отклонить проект документа, указав замечания
2 рабочих дня
5.
Распечатка и подтверждение подписания документа
Ответственный за вывод документа печать
Распечатывает документ в 2-х экземплярах, направляет бумажный вариант документа на утверждение (подписание), после возврата утвержденного (подписанного) документа вносит отметку в СЭД об утверждении
2 рабочих дня
6.
Сканирование исходящего документа
Ответственный за сканирование
Выполняет сканирование и прикрепление к регистрационной карточке электронного образа исходящего документа
1 рабочий день
7.
Размещение на хранение и отправка исходящего документа
Делопроизводитель
Отправляет 1-й экземпляр документа адресата, вносит в СЭД отметку о дате и способе отправки. Размещает 2-й экземпляр документа на хранение, указывает в СЭД место хранения документа
1 рабочий день
8.
Доработка проекта исходящего документа
Разработчик
Устранение замечаний, указанных визирующим, согласующим или утверждающим
1 рабочий день
--------------------------------
<*> Срок выполнения этапа определяется периодом рабочего времени, отведенного сотруднику для выполнения поступившей задачи:
- 1 рабочий день составляет 8 часов рабочего времени после поступления задания;
- 2 рабочих дня составляют 16 часов рабочего времени после поступления задания.
3. ПРОЦЕСС "ПОДГОТОВКА ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТА"
N№ п/п
Задача
Исполнитель (роль пользователя в СЭД)
Действия исполнителя
Регламентный срок исполнения задачи <*>
1.
Создание карточки и проекта внутреннего документа
Разработчик
Заполняет регистрационную карточку и создает по шаблону проект внутреннего документа
Не регламентировано
Разработка проекта внутреннего документа (разработка внутреннего документам с функцией "Черновик")
Срок подготовки черновика, указанный в РК
2.
Визирование проекта внутреннего документа
Руководитель разработчика (по умолчанию - все руководители разработчика до Утверждающего)
Визирует, отправляет на доработку или отклоняет проект внутреннего документа с указанием замечаний. Может вносить изменения в проект внутреннего документа
2 рабочих дня
3.
Доработка проекта внутреннего документа
Разработчик
Устранение замечаний, указанных визирующим, согласующим или утверждающим
1 рабочий день
4.
Согласование проекта внутреннего документа
Согласующий (последовательное и /или параллельное согласование в соответствии со списком согласующих, указанным в регистрационной карточке)
Согласовывает проект документа. Может только согласовать или отклонить проект внутреннего документа, указав замечания
2 рабочих дня
5.
Утверждение проекта внутреннего документа
Утверждающий
Утверждает (подписывает) проект внутреннего документа в СЭД. Может утвердить, отправить на доработку или отклонить проект внутреннего документа, указав замечания
2 рабочих дня
6.
Распечатка и подтверждение подписания внутреннего документа (при необходимости)
Ответственный за печать документа
Распечатывает документ в 2-х экземплярах, направляет бумажный вариант документа на утверждение (подписание), после возврата утвержденного (подписанного) документа вносит отметку в СЭД об утверждении
2 рабочих дня
7.
Сканирование внутреннего документа (при необходимости)
Ответственный за сканирование
Выполняет сканирование и прикрепление к регистрационной карточке электронного образа внутреннего документа
1 рабочий день
8.
Размещение на хранение и отправка исходящего документа (при необходимости)
Делопроизводитель
Отправляет 1-й экземпляр документа адресата, вносит в СЭД отметку о дате и способе отправки. Размещает 2-й экземпляр документа на хранение, указывает в СЭД место хранения документа
1 рабочий день
--------------------------------
<*> Срок выполнения этапа определяется периодом рабочего времени, отведенного сотруднику для выполнения поступившей задачи:
- 1 рабочий день составляет 8 часов рабочего времени после поступления задания;
- 2 рабочих дня составляют 16 часов рабочего времени после поступления задания.
4. ПРОЦЕСС "РАССМОТРЕНИЕ/ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТА/РЕЗОЛЮЦИИ"
N№ п/п
Задача
Исполнитель (роль пользователя в СЭД)
Действия исполнителя
Регламентный срок исполнения задачи <*>
1.
Рассмотрение документа/резолюции
Помощник руководителя (руководитель работает с помощником)
Изучает поступивший документ/резолюцию и вводит в СЭД проект резолюции, указывает исполнителей, определяет необходимость контроля исполнения документа. При ошибочном поступлении задания (не по назначению) направляет соответствующую информацию специалисту по регистрации
1 рабочий день
Руководитель (руководитель работает с помощником)
Изучает документ / резолюцию, рассматривает проект резолюции, подготовленную Помощником. Утверждает или вносит уточнения в проект резолюции
2 рабочих дня
Руководитель
Изучает поступивший документ/резолюцию и вводит в СЭД резолюцию, указывает исполнителей, определяет необходимость контроля исполнения документа. При ошибочном поступлении задания (не по назначению) направляет соответствующую информацию специалисту по регистрации
2 рабочих дня
2.
Обработка заданий, поступивших не по назначению
Специалист по регистрации
Рассматривает, поступившие возражения, в случае необходимости определяет новых исполнителей
1 рабочий день
3.
Исполнение документа/резолюции
Исполнитель
Изучает поступивший документ/резолюцию, приступает исполнению резолюции. При необходимости направляет руководителю возражения к заданию на исполнение документа/резолюции
Срок, указанный в документе/резолюции
4.
Обработка возражения к заданию на исполнение
Руководитель
Рассматривает возражения к заданию на исполнение, принимает решение о назначении новых исполнителей или уточняет резолюцию
2 рабочих дня
5.
Проверка исполнения. Снятие с контроля
Специалист по контролю
Контролирует исполнение документа в срок, указанный в резолюции руководителя
Срок, указанный в документе/резолюции
Исполнитель
Направляет руководителю отчет об исполнении документа/резолюции
Срок, указанный в документе/ резолюции
Руководитель
Рассматривает отчет об исполнении документа/резолюции
1 рабочий день
--------------------------------
<*> Срок выполнения этапа определяется периодом рабочего времени, отведенного сотруднику для выполнения поступившей задачи:
- 1 рабочий день составляет 8 часов рабочего времени после поступления задания;
- 2 рабочих дня составляют 16 часов рабочего времени после поступления задания.
4. ПРОЦЕСС "ПОДГОТОВКА ПРАВОВОГО АКТА"
N№ п/п
Задача
Исполнитель (роль пользователя в СЭД)
Действия исполнителя
Регламентный срок исполнения задачи
1.
Создание карточки и проекта правового акта
Разработчик
Заполняет регистрационную карточку и создает проект правового акта
Не регламентировано
2.
Визирование
Руководитель(и) Разработчика
Визирует либо возвращает правовой акт на доработку с указанием замечаний, либо вносит изменения в проект правового акта, либо отклоняет
2 рабочих дня
3.
Доработка правового акта
Разработчик
Дорабатывает правовой акт по замечаниям визирующих
2 рабочих дня
4.
Юридическая экспертиза
Руководитель юридического управления
Проводит экспертизу или направляет проект правового акта на предварительную экспертизу специалисту юридического управления. В случае необходимости ставит отметку о направлении правового акта в прокуратуру (запускается новый подпроцесс, п. 5)
Определяется по признаку правового акта (административные регламенты - 10 рабочих дней, прочие - 2 рабочих дня)
5.
Отправка проекта правового акта в прокуратуру (параллельно нижеследующим пунктам)
Специалист отдела документационного обеспечения
Отправляет проект правового акта на экспертизу в прокуратуру, ожидает ответ из прокуратуры
7 рабочих дней
6.
Финансовая экспертиза (при необходимости)
Руководитель финансового управления
Проводит экспертизу или направляет проект правового акта на предварительную экспертизу специалисту финансового управления
2 рабочих дня
7.
Рассмотрение результатов проведения экспертизы (в случае возврата на доработку)
Разработчик
Дорабатывает проект правового акта, либо отменяет подготовку по результатам юридической или финансовой экспертизы
2 рабочих дня
8.
Проверку проекта правового акта на соответствие требованиям Положения о подготовке правовых актов. Проверка заполнения регистрационной карточки
Начальник отдела документационного обеспечения
Проводит проверку проекта правового акта, проверку заполнения регистрационной карточки или направляет специалисту отдела.
В случае необходимости:
1) редактирует в регистрационной карточке лист согласования, лист рассылки;
2) редактирует проект правового акта или возвращает на доработку с указанием замечаний;
3) распечатывает, визирует руководителем отдела документационного обеспечения лист внешнего согласования, выдает Разработчику
3 рабочих дня
9.
Рассмотрение результатов проведения экспертизы (в случае возврата на доработку)
Разработчик
Дорабатывает проект правового акта по результатам экспертизы отдела документационного обеспечения
2 рабочих дня
10.
Согласование проекта правового акта
Параллельное или последовательное согласование по списку согласования, указанному в регистрационной карточке:
1-й уровень - руководители органов Администрации города
Согласуют либо возвращают на доработку с указанием замечания При нарушении регламентного срока согласования СЭД автоматически завершает задание и ставит отметку об автоматическом согласовании
2 рабочих дня
11.
Внешнее согласование проекта правового акта
Согласование по списку, указанному в регистрационной карточке (одновременно с пунктом 10)
Согласуют либо возвращают на доработку с указанием замечания
По 2 рабочих дня на каждого согласующего
12.
Проверка результатов внешнего согласования, внесение отметки о внешнем согласовании
Начальник отдела документационного обеспечения либо специалист отдела (в соответствии с подпунктом 3 пункта 8)
Проверяет результаты внешнего согласования по листу согласования, представленного Разработчиком
1 рабочий день
13.
Согласование проекта правового акта
Параллельное или последовательное согласование по списку согласования, указанному в регистрационной карточке:
2-й уровень - заместители Главы Администрации города
Согласуют либо возвращают на доработку с указанием замечания При нарушении регламентного срока согласования СЭД автоматически завершает задание и ставит отметку об автоматическом согласовании
2 рабочих дня
14.
Согласование проекта правового акта руководителем аппарата Администрации города
Руководитель аппарата Администрации города
Согласует либо возвращает на доработку с указанием замечания
2 рабочих дня
15.
Проверка результатов согласования
Начальник отдела документационного обеспечения
Проверяет результаты согласования и направляет проект правового акта в машбюро на печать
3 рабочих дня
16.
Задание на вывод правового акта и листа согласования на печать
Специалист отдела документационного обеспечения (машинистка)
Распечатывает проект правового акта с листом согласования
3 рабочих дня
17.
(вне СЭД)
Специалист отдела документационного обеспечения
Формирует документы для представления на подпись Главе города
2 рабочих дня
18.
(вне СЭД)
Глава города
Рассматривает документы на бумажном носителе и возвращает в отдел документационного обеспечения
Не регламентировано
19.
(вне СЭД)
Начальник отдела документационного обеспечения
Передает документы, поступившие от Главы города, специалисту для внесения данных о результатах подписания правового акта в регистрационную карточку
1 рабочий день
20.
Внесение в СЭД данных о принятии правового акта
Специалист отдела документационного обеспечения
При подписании правового акта - автоматически присваивается регистрационный номер и дата регистрации. В случае не подписания Главой города проекта правового акта Разработчик получает соответствующую информацию
1 рабочий день
21.
Доработка проекта правового акта (при возврате проекта правового акта с замечаниями)
Разработчик
Дорабатывает проект правового акта по итогам экспертизы отдела документационного обеспечения, замечаний согласующих или утверждающего
2 рабочих дня
22.
(вне СЭД)
Специалист отдела документационного обеспечения (машинистка)
Впечатывает регистрационный номер и дату в правовой акт
1 рабочий день
23.
Сканирование подписанного правового акта
Специалист отдела документационного обеспечения
Выполняет сканирование и прикрепление к регистрационной карточке электронного образа правового акта
2 рабочих дня
24.
СЭД автоматически рассылает правовой акт согласно списку рассылки
25.
Опубликование правового акта (одновременно с пунктом 24)
Специалист отдела по работе со СМИ и информационно-аналитической работе
Направляет документ на опубликование в газету "Тагильский рабочий" и (или) осуществляет размещение на официальном сайте города. Вносит в регистрационную карточку информацию о месте и дате опубликования правового акта
2 рабочих дня
26.
Тиражирование правового акта (при наличии в списке рассылки внешних получателей) (одновременно с пунктом 24)
Специалист отдела документационного обеспечения
Тиражирует необходимое количество копий правового акта для внешней рассылки
1 рабочий день
27.
Внешняя рассылка (при наличии в списке рассылки, после пункта 26)
Специалист отдела документационного обеспечения
Распечатывает Реестр рассылки, осуществляет рассылку правового акта внешним исполнителям и вносит информацию в регистрационную карточку о дате и форме рассылки
2 рабочих дня
28.
Задание на постановку правового акта на контроль (при наличии соответствующей отметки в регистрационной карточке, после пункта 23)
Специалист отдела документационного обеспечения
Осуществляет заполнение карточки исполнения документа (срок контроля, исполнитель)
2 рабочих дня
------------------------------------------------------------------
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НИЖНИЙ ТАГИЛ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 27 декабря 2013 г. № 313
О ВВОДЕ В ПРОМЫШЛЕННУЮ ЭКСПЛУАТАЦИЮ
СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА НИЖНИЙ ТАГИЛ
В целях автоматизации процессов документооборота и делопроизводства Администрации города Нижний Тагил, в соответствии с Положением о Системе электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил, руководствуясь Уставом города Нижний Тагил:
1. Ввести с 1 января 2014 года в промышленную эксплуатацию следующие процессы системы электронного документооборота Администрации города:
- "Регистрация входящего документа";
- "Подготовка исходящего документа";
- "Подготовка внутреннего документа";
- "Подготовка правового акта";
- "Рассмотрение/исполнение документа/резолюции".
2. Утвердить:
1) Порядок работы в системе электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил (Приложение № 1);
2) Регламент обработки документов в системе электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил (Приложение № 2).
3. Руководителям органов Администрации города Нижний Тагил:
1) ознакомить муниципальных служащих под роспись с настоящим Распоряжением и представить информацию об ознакомлении в срок до 10 января 2014 года в отдел автоматизации управленческих процессов управления по организационно-массовой работе Администрации города;
2) обеспечить исполнение настоящего Распоряжения.
4. Признать утратившими силу Распоряжения Администрации города Нижний Тагил:
- от 04.03.2013 № 50 "О проведении опытной эксплуатации Системы электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил";
- от 28.06.2013 № 140 "О проведении опытной эксплуатации Системы электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил".
5. Разместить данное Распоряжение на официальном сайте города Нижний Тагил.
6. Контроль за выполнением настоящего Распоряжения возложить на руководителя аппарата Администрации города Нижний Тагил А.Е. Ленду.
Промежуточные сроки контроля - 15 апреля, 15 июля, 15 октября 2014 года.
Срок контроля - 15 января 2015 года.
Глава города
С.К.НОСОВ
Приложение № 1
Утвержден
Распоряжением
Администрации города
от 27 декабря 2013 г. № 313
ПОРЯДОК
РАБОТЫ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА НИЖНИЙ ТАГИЛ
Статья 1. Общие положения
1. Настоящий Порядок работы в системе электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил (далее - Порядок) разработан в соответствии с Положением о муниципальных информационных ресурсах и муниципальных информационных системах Администрации города, муниципальных учреждений и предприятий города Нижний Тагил, утвержденным Постановлением Администрации города Нижний Тагил от 30.05.2012 № 1117, Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Нижний Тагил, утвержденной Постановлением Администрации города Нижний Тагил от 29.12.2006 № 993, Положением о правовых актах Администрации города Нижний Тагил, утвержденным Распоряжением Администрации города Нижний Тагил от 24.06.2009 № 230, и ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" в целях обеспечения совершенствования документационного управления, технологии работы и контроля исполнения документов в Администрации города Нижний Тагил.
2. Настоящий Порядок устанавливает правила работы с документами в Администрации города Нижний Тагил в системе электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил (далее - СЭД), являющиеся обязательными для сотрудников органов Администрации города Нижний Тагил (далее - структурные подразделения), должностных лиц, имеющих доступ в СЭД.
Действие настоящего Порядка распространяется на процессы:
1) "Регистрация входящего документа";
2) "Подготовка исходящего документа";
3) "Подготовка внутреннего документа";
4) "Подготовка правового акта";
5) "Рассмотрение/Исполнение документа/резолюции".
3. СЭД администрации города является портальным решением, реализованным с использованием программных продуктов MS SharePoint 2010, MS Windows 2008 SR2, MS SQL 2008.
Корректная работа СЭД на компьютерах пользователей возможна только в веб-браузерах Internet Explorer версии 8 и выше.
Формирование и корректировка проектов документов должна осуществляться с использованием MS Office 2010.
4. Основные термины и определения, используемые в настоящем Порядке:
1) администратор СЭД - специалист, имеющий полный доступ к операционной системе программно-аппаратного комплекса СЭД, отвечающий за эксплуатацию системы и обеспечение ее работоспособности;
2) пользователь СЭД - работник Администрации города Нижний Тагил, имеющий доступ в СЭД;
3) разработчик документа - пользователь СЭД, осуществляющий подготовку и создание документа в СЭД;
4) автор поручения (резолюции) - пользователь СЭД, давший поручение (наложивший резолюцию);
5) внутренний документ - официальный документ, посредством которого осуществляется документационное взаимодействие внутри Администрации города Нижний Тагил;
6) входящий документ (входящая корреспонденция) - официальный документ, поступивший от органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических и физических лиц;
7) замещающий - пользователь СЭД, наделенный в СЭД равными правами с пользователем СЭД, обязанности которого он исполняет в СЭД, в том числе правом согласовывать, подписывать документы, накладывать поручения (резолюции) от лица замещаемого, но под своим именем, зарегистрированным в СЭД, имеющий доступ к уведомлениям, поступающим на имя замещаемого им пользователя СЭД;
8) исходящий документ - официальный документ, созданный для отправки в стороннюю организацию;
9) исполнитель - пользователь СЭД, назначенный автором поручения (резолюции) исполнителем поручения (резолюции);
10) основной исполнитель - пользователь СЭД, назначенный автором поручения (резолюции) ответственным за исполнение поручения (резолюции);
11) карточка поручения (резолюции) - электронная форма поручения (резолюции) в СЭД, заполненная автором поручения (резолюции);
12) регистрационная карточка (далее - РК) - совокупность полей, отражающая состав реквизитов документа, сведения о котором вводятся в СЭД.
Статья 2. Организация доступа в СЭД
1. Отдел автоматизации управленческих процессов управления по организационно-массовой работе Администрации города Нижний Тагил (далее - отдел АУП) является ответственным за организацию функционирования СЭД, предоставление доступа в СЭД сотрудникам Администрации города Нижний Тагил, техническую поддержку пользователей СЭД.
2. Доступ к системе электронного документооборота с учетом особенностей построения единой компьютерной сети Администрации города Нижний Тагил получают пользователи, зарегистрированные в единой компьютерной сети Администрации города, в службе каталогов Active Directory и домене ntportal.ntagil.org.
3. Предоставление доступа в СЭД сотрудникам Администрации города осуществляется отделом АУП в течение 3-х рабочих дней с момента поступления информации, представленной руководителем органа, должностным лицом Администрации города, содержащей следующие сведения о сотруднике:
1) фамилия, имя, отчество;
2) занимаемая должность;
3) адрес рабочего места (улица, дом, номер кабинета);
4) номер служебного телефона;
5) Ф.И.О. замещаемого сотрудника (в случае поступления на службу вместо другого сотрудника).
Прекращение полномочий пользователя СЭД осуществляется администратором СЭД на основании уведомления, представленного руководителем органа Администрации города, должностным лицом.
4. В рамках электронного визирования, согласования и утверждения проектов документов системное имя и пароль пользователя, под которыми он идентифицируется в единой компьютерной сети Администрации города, считается внутренней электронной цифровой подписью, которая является реквизитом электронного документа, равносильным и равнозначным собственноручной подписи, позволяющим идентифицировать ее владельца.
Пользователи СЭД имеют право работать только под своими системными именами.
Пользователи СЭД обязаны сохранять свои пароли в тайне. В случае если пароль стал известен третьим лицам, немедленно уведомить администратора СЭД и произвести смену пароля.
5. Для организации процедуры замещения в СЭД во время длительного отсутствия сотрудника на рабочем месте соответствующая информация направляется в отдел АУП в следующем порядке:
1) в случае планового длительного отсутствия сотрудника (командировка, отпуск и другое) информация представляется за 2 рабочих дня до начала замещения;
2) в случае непланового длительного отсутствия сотрудника (болезнь и другое) информация представляется незамедлительно по мере возникновения события.
Информация должна содержать следующие сведения:
- Ф.И.О. отсутствующего сотрудника;
- Ф.И.О. сотрудника, на которого возложено исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника;
- предполагаемый период времени, в течение которого возложено исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника.
6. СЭД обеспечивает автоматическое распределение прав доступа к документам согласно функциям пользователя СЭД.
7. Правом доступа к документу СЭД обладают следующие пользователи:
1) пользователи СЭД, являющиеся в СЭД делопроизводителями, авторами документа или резолюции;
2) пользователи СЭД, указанные в полях "Визирование", "Согласование", "Утверждающий", "Исполнитель", "Контролер" РК документа или их замещающие, а также пользователи СЭД, участвующие в технологической обработке документа (помощники, эксперты, делопроизводители).
Пользователь СЭД, которому документ направлен на ознакомление, согласование, обладает правом доступа к содержательной части документа.
Статья 3. Организация делопроизводства с применением СЭД
1. Регистрации в СЭД подлежат следующие документы:
1) переписка с юридическими и физическими лицами - процессы "Регистрация входящего документа", "Подготовка исходящего документа";
2) переписка между органами Администрации города, должностными лицами - процесс "Подготовка внутреннего документа";
3) правовые акты Администрации города Нижний Тагил, должностных лиц - процесс "Подготовка правового акта".
2. Регистрационный номер документа в СЭД в процессах "Регистрация входящего документа" и "Подготовка исходящего документа" формируется следующим образом:
1) Вх-XX/N№ - входящие документы;
2) Исх-XX/N№ - исходящие документы,
где:
- XX - цифровой код должностного лица, органа Администрации города (в соответствии с Приложением);
- N№ - порядковый регистрационный номер документа в пределах года по подразделению.
3. Переписка в процессе "Подготовка внутреннего документа" осуществляется только по исходящим номерам внутренних документов. При поступлении внутреннего документа адресату входящий регистрационный номер документу не присваивается. Порядковый регистрационный номер внутреннего документа формируется следующим образом:
Вн-XXX/NN№ - внутренние документы;
где:
- XXX - цифровой код должностного лица, органа Администрации города (в соответствии с Приложением);
- NN№ - порядковый регистрационный номер документа в пределах года по подразделению.
4. Регистрационный номер правового акта в СЭД в процессе "Правовые акты" формируется следующим образом:
NNN-XX,
где:
NN№ - порядковый регистрационный номер правового акта;
XX - признак правового акта:
ПГ - постановление Главы города Нижний Тагил;
РГ - распоряжение Главы города Нижний Тагил;
ПА - постановление Администрации города Нижний Тагил;
РА - распоряжение Администрации города Нижний Тагил.
5. Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, в СЭД не регистрируются.
6. Документы, содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", регистрируются в СЭД без вложения текста документа или его электронного образа. Название таких документов не должно раскрывать полное содержание документа.
7. Пользователи СЭД несут ответственность за работу с документами в СЭД в соответствии со своими должностными обязанностями и настоящим Порядком.
8. Удаление зарегистрированных документов из СЭД запрещено.
Статья 4. Регистрация входящего документа
1. Регистрация входящего документа осуществляется в процессе "Регистрация входящего документа" (далее - "Входящие").
2. Процесс "Регистрация входящего документа" как элемент СЭД по своим основным функциям включает в себя выполнение следующих действий:
- осуществление первичной обработки входящего документа (вне СЭД);
- создание и заполнение РК входящего документа;
- определение порядка обработки (прохождения) документа в СЭД;
- присвоение регистрационного номера документу (осуществляется в СЭД автоматически и формируется согласно пункту 15 настоящего Порядка);
- осуществление сканирования и связывания электронного образа документа с РК;
- размещение бумажного экземпляра документа размещается на хранение.
3. Делопроизводитель (специалист по регистрации) несет ответственность за полноту и достоверность информации, внесенной в РК входящего документа.
4. Дальнейшая работа с входящими документами осуществляется в порядке, установленном в статье 11 настоящего Порядка.
Статья 5. Подготовка исходящего документа
1. Подготовка исходящего документов осуществляется в процессе "Подготовка исходящего документа" (далее - "Исходящие").
2. Процесс "Подготовка исходящего документа" как элемент СЭД по своим основным функциям включает в себя выполнение следующих действий:
- создание и заполнение РК исходящего документа;
- подготовка проекта исходящего документа по шаблону, выбранному из РК;
- прикрепление к РК дополнительных файлов (при необходимости);
- визирование проекта исходящего документа вышестоящими руководителями;
- согласование проекта исходящего документа (при необходимости);
- утверждение (подписание) проекта исходящего документа;
- доработка разработчиком проекта исходящего документа (при поступлении замечаний в ходе визирования, согласования или утверждения проекта документа);
- распечатка утвержденного в электронном виде документа и утверждение (подписание) руководителем его бумажного варианта (в случае необходимости);
- сканирование утвержденного на бумаге документа и прикрепление его электронного образа к РК;
- размещение на хранение копии подписанного бумажного исходящего документа;
- направление адресату бумажного варианта исходящего документа (вне СЭД), внесение отметки о дате и способе передачи исходящего документа адресату.
3. Сотрудник, разработавший проект исходящего документа, несет ответственность за полноту и достоверность внесения информации в РК исходящего документа.
4. После утверждения (подписания) документа в СЭД содержимое РК документа блокируется для изменения.
Статья 6. Подготовка внутреннего документа
1. Подготовка документов, направляемых в органы Администрации города, осуществляется в процессе "Подготовка внутреннего документа" (далее - "Внутренние").
2. Процесс "Подготовка внутреннего документа" как элемент СЭД по своим основным функциям включает в себя выполнение следующих действий:
- создание и заполнение регистрационной карточки проекта внутреннего документа;
- подготовка проекта внутреннего документа по шаблону, выбранному из РК;
- прикрепление к РК дополнительных файлов (при необходимости);
- визирование проекта внутреннего документа вышестоящими руководителями;
- согласование проекта внутреннего документа (при необходимости);
- утверждение (подписание) проекта внутреннего документа;
- доработка разработчиком проекта внутреннего документа (при поступлении замечаний в ходе визирования, согласования или утверждения проекта документа);
- автоматическая рассылка СЭД утвержденного внутреннего документа адресату (адресатам);
- распечатка утвержденного в электронном виде документа и утверждение (подписание) руководителем его бумажного варианта (при необходимости, вне СЭД);
- сканирование утвержденного на бумаге документа и прикрепление его электронного образа к РК (при необходимости);
- размещение на хранение копии подписанного бумажного внутреннего документа (при необходимости), внесение отметки о месте хранения;
- отправка бумажного варианта документа адресату (при необходимости, вне СЭД).
3. Сотрудник, разработавший проект исходящего документа, несет ответственность за полноту и достоверность внесения информации в РК внутреннего документа.
4. После утверждения (подписания) документа в СЭД содержимое РК документа блокируется для изменения.
5. Руководитель не может отменить свою электронную подпись у зарегистрированного документа.
6. Дальнейшая работа с внутренними документами осуществляется в порядке, установленном в статье 11 настоящего Порядка.
Статья 7. Подготовка правового акта
1. К правовым актам, подготовка которых осуществляется в процессе "Подготовка правового акта", относятся:
- постановление Главы города Нижний Тагил;
- распоряжение Главы города Нижний Тагил;
- постановление Администрации города Нижний Тагил;
- распоряжение Администрации города Нижний Тагил.
2. Процесс "Подготовка правового акта" (далее - "Правовые акты") как элемент СЭД по своим основным функциям включает в себя выполнение следующих действий:
- создание и заполнение РК проекта правового акта;
- создание проекта правового акта по одному из шаблонов, выбранных в РК;
- прикрепление к РК дополнительных материалов (файлов) (при необходимости);
- визирование проекта правового акта вышестоящими руководителями;
- проведение правовой экспертизы проекта правового акта;
- проведение финансовой экспертизы проекта правового акта (при необходимости);
- проведение экспертизы проекта правового акта на соответствие требованиям Положения о подготовке правовых актов и полноты заполнения регистрационной карточки (проверка списков согласующих и рассылки, необходимость контроля исполнения);
- внутреннее двухуровневое согласование (среди пользователей СЭД) (последовательное и/или параллельное) согласование проекта правового акта:
а) первый уровень - согласование руководителями органов Администрации города (после завершения согласования на 1-м уровне, проект правового акта направляется на согласование должностным лицам 2-го уровня согласования);
б) второй уровень - согласование заместителями Главы Администрации города;
- внешнее согласование (среди должностных лиц, не являющихся пользователями СЭД; осуществляется выписка листа согласования и выполняется процедура внешнего согласования);
- согласование проекта правового акта руководителем аппарата Администрации города;
- проверка результатов согласования;
- распечатка проекта правового акта и утверждение (подписание) Главой города его бумажного варианта (вне СЭД);
- внесение информации о результатах подписания правового акта (автоматическое присвоение регистрационного номера);
- доработка проекта правового акта разработчиком (при поступлении замечаний в ходе визирования, проведения экспертиз, согласования или утверждения проекта правового акта);
- сканирование утвержденного бумажного варианта правового акта и прикрепление его электронного образа к РК;
- публикация правового акта, тиражирование, рассылка и размещение на хранение бумажного варианта правового акта;
- постановка правового акта на контроль (при необходимости).
3. Руководитель, получивший правовой акт по рассылке в СЭД, может создать поручение по его исполнению.
4. Сотрудник, указанный в поручении в качестве исполнителя, получает в СЭД соответствующее уведомление.
Статья 8. Визирование проектов документов
1. Визирование проектов документов является одной из функций, которые могут выполнять сотрудники Администрации города в ходе подготовки исходящих и внутренних документов, правовых актов.
2. Инициатор визирования - разработчик проекта документа, который в ходе формирования регистрационной карточки определяет участников визирования.
3. При создании проекта документа, в котором предусмотрена процедура визирования, СЭД автоматически в РК формирует список визирующих, состоящий из вышестоящих руководителей инициатора визирования (разработчика) до должностного лица, утверждающего (подписывающего) проект документа. Разработчик проекта документа может изменить список визирующих.
4. Визирование проекта документа осуществляется последовательно в соответствии со списком визирующих в РК.
5. Визирующий при работе с проектом документа имеет возможность отредактировать проект документа и внести изменения в РК документа.
6. Визирующий в зависимости от принятого решения при рассмотрении документа может выбрать одну из трех виз:
- "принято";
- "требуется доработка";
- "отклонено".
7. В случае наложения визы "требуется доработка" визирующий указывает свои замечания в карточке визирования документа в СЭД в поле "Замечания" или прикрепляет к карточке задания файл с замечаниями. В этом случае визирующий имеет право направить на доработку проект документа другому специалисту.
8. При поступлении замечаний в ходе согласования разработчик проекта документа вносит изменения в проект документа и инициирует новый процесс согласования.
9. Наложение визы "отклонено" предполагает, что в подготовке документа нет необходимости. В этом случае причина отклонения документа обязательно указывается в поле "Замечания".
Статья 9. Экспертиза проектов документов
1. Экспертиза проведения документов в СЭД является обязательной частью процесса "Подготовка правового акта".
2. В СЭД предусмотрено проведение двух видов экспертиз:
- правовая экспертиза;
- финансовая экспертиза (при необходимости).
3. Задание на проведение экспертизы в соответствии с настройками в СЭД поступает ответственному за проведение экспертизы - руководителю соответствующего органа Администрации города:
- юридического управления Администрации города для проведения юридической экспертизы;
- финансового управления Администрации города для проведения финансовой экспертизы.
4. Руководитель, ответственный за проведение экспертизы, может самостоятельно выполнить экспертизу проекта правового акта или поручить проведение предварительной экспертизы одному из подчиненных ему сотрудников. В последнем случае результаты проведения предварительной экспертизы обязательно утверждаются Ответственным за проведение экспертизы.
5. Результатом проведения экспертизы является решение Ответственного за проведение экспертизы: "нет замечаний", "требуется доработка", "подготовлено заключение по результатам экспертизы".
6. В случае наличия замечаний к содержимому документа они оформляются отдельным документом - актом экспертизы за подписью Ответственного за проведение экспертизы. Акт оформляется и подписывается вне СЭД. Скан-образ документа прилагается к результату исполнения задания на экспертизу.
7. При поступлении замечаний в ходе проведения экспертизы разработчик проекта документа вносит изменения в проект документа и инициирует новый процесс проведения экспертизы.
Статья 10. Согласование проектов документов
1. Согласование проектов документов в СЭД является одной из функций, которые могут выполнять сотрудники Администрации города в ходе подготовки правовых актов, а также исходящих и внутренних документов.
2. Инициатор согласования - разработчик проекта документа в СЭД. Инициатор согласования определяет параметры согласования и его участников.
3. Для обеспечения доступа участникам согласования к РК проекта документа участники согласования указываются в поле "Список согласования" ("Согласование") РК согласуемого документа.
4. На согласование может быть направлен только неутвержденный (неподписанный) и незарегистрированный проект документа.
5. Согласование в СЭД может быть следующих видов:
- параллельное - проект документа направляется одновременно всем участникам согласования. Инициатор согласования указывает список участников согласования. Срок согласования определяется в соответствии с регламентом согласования (Приложение № 2);
- последовательное - проект направляется участникам согласования по очереди. После того как участник согласования ставит на проекте отметку о согласовании, проект направляется следующему участнику. Срок согласования определяется в соответствии с регламентом согласования (Приложение № 2).
6. Инициатор согласования может создавать свой сценарий согласования или использовать шаблон.
7. Процесс согласования завершается после того, как все участники согласования внесут отметки о согласовании.
8. При нарушении участником согласования регламентного срока согласования СЭД автоматически завершает процесс согласования, ставит отметку об автоматическом согласовании и направляет проект документа следующему участнику согласования.
9. По одному документу одновременно может быть запущено не более одного согласования.
10. Итогом согласования через СЭД является наложение участником согласования одной из двух видов виз:
- "согласовано";
- "требуется доработка".
11. В случае наложения визы "требуется доработка" участник согласования указывает свои замечания в карточке согласования документа в СЭД в поле "Комментарий" или прикрепляет к карточке задания файл с замечаниями.
12. Все результаты согласования хранятся в СЭД и при необходимости могут быть выведены на бумажный носитель. При этом на печать выводится информация о результате согласования последнего варианта проекта документа.
13. При поступлении замечаний в ходе согласования разработчик проекта документа вносит изменения в проект документа и инициирует новый процесс согласования.
Статья 11. Рассмотрение/исполнение документа/поручения
1. Процесс "Рассмотрение/исполнение документа/резолюции" являются составной частью процессов "Входящие", "Внутренние", "Правовые акты", обеспечивающий рассмотрение сотрудником, поступившего в его адрес документа, или исполнение резолюции вышестоящего руководителя.
2. Процесс "Рассмотрение/исполнение документа/резолюции" как элемент СЭД по своим основным функциям включает в себя выполнение следующих действий:
- рассмотрение сотрудником документа, поступившего в его адрес, либо рассмотрение резолюции, поступившей от вышестоящего руководителя по исполнению документа;
- назначение исполнителя или нескольких исполнителей (либо исполнение документа или поручения самостоятельно);
- заполнение регистрационной карточки с указанием поручения (при назначении исполнителя);
- определение необходимости контроля документа (поручения), указание контрольной даты и контролера.
3. В качестве ответственного исполнителя выступает исполнитель, отмеченный в поручении (резолюции) в карточке поручения "галочкой" в соответствующем поле.
4. Поручение (резолюция) называется контрольным, если у исполнителя поручения (резолюции) указан срок исполнения и указан сотрудник, на которого возложен контроль исполнения поручения (резолюции). Срок исполнения может быть указан индивидуально для каждого исполнителя поручения (резолюции).
5. Исполнители по поручению (резолюции) могут вносить собственные нижестоящие поручения (резолюции) в аналогичном порядке.
6. Проект резолюции в СЭД вступает в силу после утверждения ее руководителем.
Статья 12. Организация контроля и контроль исполнения документа/поручения
1. Постановка исполнения документа на контроль осуществляется постановкой на контроль исполнения поручений по документу (резолюции).
2. Постановка на контроль исполнения резолюций к документу осуществляется руководителем - автором резолюции при отправке резолюции на исполнение. Назначение функции контроля осуществляется соответствующим заданием, поступающим к Контролеру одновременно с заданием на исполнение для Исполнителя.
3. Постановка на контроль исполнения правового акта осуществляется на основании изучения текста документа специалистом - Ответственным за контроль.
4. При приближении срока исполнения поручения (резолюции) или его истечении СЭД формирует соответствующие уведомления исполнителю и Ответственному за контроль.
5. Контроль за исполнением поручения (резолюции) осуществляется назначенным контролером путем получения информации об исполнении (отчетность) и проведения мониторинга по истории процесса.
6. Контроль исполнения правовых актов осуществляется путем получения отчета от ответственного исполнителя, оформленного в виде документа, его рассмотрения и принятия решения о необходимости дальнейшего контроля.
7. Информация о проведении контроля исполнения правового акта фиксируется в регистрационной карточке правового акта в соответствующей закладке.
8. Снятие с контроля исполнения резолюции осуществляется одновременно с принятием руководителем, выдавшим поручение, результатов исполнения.
9. Снятие с контроля исполнения правового акта осуществляется соответствующим правовым актом за подписью Главы города.
Статья 13. Организация исполнения поручений (резолюций)
1. Непосредственный исполнитель при получении поручения (резолюции):
- подготавливает документ, связанный с исполняемым поручением (резолюции);
- создает отчет об исполнении.
2. На основании полученного отчета об исполнении автор поручения (резолюции) снимает или не снимает поручение (резолюцию) с контроля.
Статья 14. Порядок формирования справочников
1. Справочники, использующиеся при заполнении регистрационных карточек в процессах "Входящие", "Исходящие", "Внутренние" и "Правовые акты", являются общими справочниками для всех органов и должностных лиц Администрации города.
2. Справочники, связанные с процессами "Входящие", "Исходящие" и "Внутренние" формируются сотрудниками отдела документационного обеспечения управления по организационно-массовой работе Администрации города.
При необходимости добавления внешней организации в справочник "Контрагенты" в заявке на добавление записи в справочник необходимо указать:
- наименование организации;
- наименование должности, фамилии, имени и отчества лица, в адрес которого направляется документ.
Заявки на дополнение или изменение справочников указанных выше процессов могут передаваться в устной форме по телефону 42-16-45 или направляться по электронной почте odo3@ntagil.org.
3. Справочники, связанные с процессом "Правовые акты", формируются сотрудниками отдела документационного обеспечения управления по организационно-массовой работе Администрации города. Заявки на дополнение или изменение справочников указанного выше процесса могут передаваться в устной форме по телефону 41-09-73 или направляться по электронной почте suv@ntagil.org.
4. Все остальные справочники, связанные с вводимыми в промышленную эксплуатацию процессами, формируются сотрудниками отдела автоматизации управленческих процессов управления по организационно-массовой работе Администрации города. Заявки на дополнение и изменение справочников принимаются в письменной или устной форме по телефону 42-16-43 или по электронной почте sed@ntagil.org.
5. За достоверность и полноту представленных сведений для дополнения справочников отвечает лицо, представившее эти сведения.
6. Сотрудники, ответственные за внесение изменений в справочники, обязаны рассматривать все поступающие заявки ежедневно и принимать решение относительно внесения изменений в справочники в течение одного рабочего дня.
Статья 15. Процедура технической поддержки СЭД
1. Для поддержки пользователей в период промышленной эксплуатации выделяется группа сотрудников отдела автоматизации управленческих процессов управления по организационно-массовой работе Администрации города (первый уровень поддержки):
- Володин Максим Александрович - главный специалист отдела автоматизации управленческих процессов управления по организационно-массовой работе (тел. 42-16-43, vma@ntagil.org);
- Трубицына Татьяна Владимировна - ведущий специалист отдела автоматизации управленческих процессов управления по организационно-массовой работе (тел. 41-70-11, tvt@ntagil.org);
- Глазырин Александр Михайлович - начальник отдела автоматизации управленческих процессов управления по организационно-массовой работе (тел. 42-16-43, gam@ntagil.org).
В их обязанности входит консультирование сотрудников по вопросам работы в СЭД, настройка рабочих мест СЭД, решение инцидентов, связанных с инфраструктурой Администрации города Нижний Тагил.
Также первый уровень поддержки обеспечивает сбор, систематизацию и передачу на второй уровень поддержки замечаний, предложений и запросов на изменение от пользователей СЭД.
2. Второй уровень поддержки осуществляется компанией ЗАО "Информационно-вычислительные системы".
Замечания, предложения и запросы на изменение от пользователей СЭД оформляются в виде заявки, содержащей описание проблемы, скриншоты и ссылки (при необходимости). В ситуации, когда поступившая информация является неполной, специалисты второго уровня поддержки связываются со специалистами первого уровня поддержки для уточнения информации в заявке.
Прием заявок, передаваемых специалистами первого уровня поддержки, осуществляется по электронной почте следующим специалистами:
- Чащина Ксения Александровна - аналитик 1-й категории (по согласованию), e-mail - chaschina@ics.perm.ru;
- Кошкаров Олег Владимирович - ведущий менеджер проекта (по согласованию); e-mail - okoshkarov@ics.perm.ru.
В задачи второго уровня поддержки входит обеспечение функционирования СЭД в период промышленной эксплуатации, устранение сбоев и ошибок в работе Системы электронного документооборота.
Приложение
к Порядку работы в системе
электронного документооборота
Администрации
города Нижний Тагил
ЦИФРОВОЙ КОД
ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА, ОРГАНА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА НИЖНИЙ ТАГИЛ,
ИСПОЛЬЗУЕМЫЙ ПРИ ФОРМИРОВАНИИ РЕГИСТРАЦИОННОГО
НОМЕРА ДОКУМЕНТА
01 РУКОВОДСТВО
01-01 Глава города
01-02 Заместитель Главы Администрации города по финансово-экономической политике
01-03 Заместитель Главы Администрации города по жилищно-коммунальному хозяйству, городскому хозяйству и строительству
01-04 Заместитель Главы Администрации города по социальной политике
01-05 Руководитель аппарата
02 Помощник Главы города
03 КОНТРОЛЬНО-РЕВИЗИОННОЕ УПРАВЛЕНИЕ
03-01 Начальник управления
04 ТЕРРИТОРИАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ
04-01 Начальник управления
05 УПРАВЛЕНИЕ ПО ОРГАНИЗАЦИОННО-МАССОВОЙ РАБОТЕ
05-01 Начальник управления
05-02 Отдел документационного обеспечения
05-03 Отдел по организационно-протокольной работе
05-04 Отдел автоматизации управленческих процессов
05-05 Отдел по организации работы с обращениями граждан
06 УПРАВЛЕНИЕ ПО РАЗРАБОТКЕ И КОНТРОЛЮ ЗА РЕАЛИЗАЦИЕЙ ИНВЕСТИЦИОННЫХ ПРОЕКТОВ
06-01 Начальник управления
07 УПРАВЛЕНИЕ ПРОМЫШЛЕННОЙ ПОЛИТИКИ И РАЗВИТИЯ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА
07-01 Начальник управления
07-02 Отдел развития промышленности, предпринимательства и регулирования социально-трудовых отношений
07-03 Отдел по развитию потребительского рынка и услуг
08 ЭКОНОМИЧЕСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ
08-01 Начальник управления
08-02 Отдел прогнозирования и мониторинга социально-экономического развития города
08-03 Отдел тарифной политики и мониторинга ценообразования
08-04 Отдел бюджетирования, мотивации труда и информационных систем управления муниципальными ресурсами
08-05 Отдел сметных расчетов и контроля ценообразования
08-06 Отдел информационной логистики
08-07 Отдел торгов, запросов, котировок
09 ЮРИДИЧЕСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ
09-01 Начальник управления
10 ОТДЕЛ ГРАЖДАНСКОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ
10-01 Начальник отдела
11 ОТДЕЛ МУНИЦИПАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
11-01 Начальник отдела
12 ОТДЕЛ ПО ВЗАИМОДЕЙСТВИЮ С АДМИНИСТРАТИВНЫМИ ОРГАНАМИ
12-01 Начальник отдела
13 ОТДЕЛ ПО ВЗАИМОДЕЙСТВИЮ С ОБЩЕСТВЕННЫМИ, РЕЛИГИОЗНЫМИ ОРГАНИЗАЦИЯМИ И РАЗВИТИЮ ГРАЖДАНСКИХ ИНИЦИАТИВ
13-01 Начальник отдела
14 ОТДЕЛ ПО РАБОТЕ СО СРЕДСТВАМИ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ И ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКОЙ РАБОТЕ
15 ОТДЕЛ ПО УЧЕТУ И РАСПРЕДЕЛЕНИЮ ЖИЛЬЯ
15-01 Начальник отдела
16 ОТДЕЛ ПО ЭКОЛОГИИ И ПРИРОДОПОЛЬЗОВАНИЮ
16-01 Начальник отдела
17 ПОКРОВСКАЯ ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ
18 ОТДЕЛ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ
18-01 Начальник отдела
19 УПРАВЛЕНИЕ МУНИЦИПАЛЬНЫМ ИМУЩЕСТВОМ И РЕГУЛИРОВАНИЯ ЗЕМЕЛЬНЫМИ ОТНОШЕНИЯМИ
19-01 Начальник управления
19-02 Отдел реестров и правовой защиты
19-03 Отдел по работе с юридическими лицами
19-04 Отдел регулирования и контроля за использованием земельных ресурсов
19-05 Отдел сделок с муниципальным имуществом
20 УПРАВЛЕНИЕ ГОРОДСКИМ ХОЗЯЙСТВОМ
20-01 Начальник управления
20-05 Отдел топливно-энергетического хозяйства и энергосбережения
21 УПРАВЛЕНИЕ АРХИТЕКТУРЫ И ГРАДОСТРОИТЕЛЬСТВА
21-01 Начальник управления
21-02 Отдел градостроительного планирования
21-03 Административно-правовой отдел
21-04 Отдел выдачи разрешительной документации
21-05 Технический архив
22 УПРАВЛЕНИЕ ЖИЛИЩНОГО И КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА
22-01 Начальник управления
22-02 Отдел по управлению жилищным фондом
22-03 Отдел по эксплуатации жилищного фонда
23 УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ
23-01 Начальник управления
23-02 Отдел развития системы образования
23-03 Отдел ресурсного обеспечения системы образования
24 УПРАВЛЕНИЕ СОЦИАЛЬНЫХ ПРОГРАММ И СЕМЕЙНОЙ ПОЛИТИКИ
24-01 Начальник управления
25 УПРАВЛЕНИЕ КУЛЬТУРЫ
25-01 Начальник управления
26 УПРАВЛЕНИЕ ПО РАЗВИТИЮ ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ, СПОРТА И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ
26-01 Начальник управления
27 ФИНАНСОВОЕ УПРАВЛЕНИЕ
27-01 Начальник управления
27-02 Бюджетный отдел
27-03 Отдел прогнозирования доходов и муниципального долга
27-04 Отдел бухгалтерского учета и отчетности
27-05 Отдел финансового контроля
27-06 Отдел казначейского исполнения бюджета
27-07 Финансово-аналитический отдел
28 АДМИНИСТРАЦИЯ ДЗЕРЖИНСКОГО РАЙОНА
28-01 Глава Администрации
28-02 Отдел организационно-массовой работы
28-03 Отдел по благоустройству и жилищно-коммунальному хозяйству
29 АДМИНИСТРАЦИЯ ЛЕНИНСКОГО РАЙОНА
29-01 Глава Администрации
29-02 Отдел организационно-массовой работы
29-03 Отдел по благоустройству и жилищно-коммунальному хозяйству
30 АДМИНИСТРАЦИЯ ТАГИЛСТРОЕВСКОГО РАЙОНА
30-01 Глава Администрации
30-02 Отдел организационно-массовой работы
30-03 Отдел по благоустройству и жилищно-коммунальному хозяйству
31 ВИСИМО-УТКИНСКАЯ ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ
32 СЕРЕБРЯНСКАЯ ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ
33 СУЛЕМСКАЯ ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ
34 ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ ПОСЕЛКА УРАЛЕЦ
35 УСТЬ-УТКИНСКАЯ ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ
36 ЧАЩИНСКАЯ ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ
37 УПРАВЛЕНИЕ СТРОИТЕЛЬСТВА
Приложение № 2
Утвержден
Распоряжением
Администрации города
от 27 декабря 2013 г. № 313
РЕГЛАМЕНТ
ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА НИЖНИЙ ТАГИЛ
1. ПРОЦЕСС "РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА"
N№ п/п
Задача
Исполнитель (роль пользователя в СЭД)
Действия исполнителя
Регламентный срок исполнения задачи <*>
1.
Первичная обработка входящего документа
Специалист по регистрации
(вне СЭД)
В день поступления документа
2.
Регистрация входящего документа
Специалист по регистрации
Заполняет регистрационную карточку входящего документа, указывает на документе регистрационный номер и дату регистрации
2 рабочих дня
3.
Сканирование входящего документа
Специалист по сканированию
Сканирует входящий документ, связывает его электронный образ с регистрационной карточкой и направляет документ адресату
2 рабочих дня
4.
Размещение на хранение входящих документов
Делопроизводитель
Размещает документа на хранение, указывает место хранения документа
2 рабочих дня
--------------------------------
<*> Срок выполнения этапа определяется периодом рабочего времени, отведенного сотруднику для выполнения поступившей задачи:
- 1 рабочий день составляет 8 часов рабочего времени после поступления задания;
- 2 рабочих дня составляют 16 часов рабочего времени после поступления задания.
2. ПРОЦЕСС "ПОДГОТОВКА ИСХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА"
N№ п/п
Задача
Исполнитель (роль пользователя в СЭД)
Действия исполнителя
Регламентный срок исполнения задачи <*>
1.
Создание карточки и проекта исходящего документа
Разработчик
Заполняет регистрационную карточку и создает проект исходящего документа
Не регламентировано
Дорабатывает проект исходящего документа (разработка внутреннего документам с функцией "Черновик")
Срок подготовки черновика, указанный в РК
2.
Визирование проекта исходящего документа
Руководитель разработчика (по умолчанию - все руководители разработчика до Утверждающего)
Визирует, отправляет на доработку или отклоняет проект исходящего документа с указанием замечаний. Может вносить изменения в проект исходящего документа
2 рабочих дня
3.
Согласование проекта исходящего документа
Согласующий (последовательное и /или параллельное согласование в соответствии со списком согласующих, указанным в регистрационной карточке)
Согласовывает проект документа. Может только согласовать или отклонить проект исходящего документа, указав замечания
2 рабочих дня
4.
Утверждение проекта исходящего документа
Утверждающий (подписывает документ)
Рассматривает и утверждает проект документа. Может утвердить, отправить на доработку или отклонить проект документа, указав замечания
2 рабочих дня
5.
Распечатка и подтверждение подписания документа
Ответственный за вывод документа печать
Распечатывает документ в 2-х экземплярах, направляет бумажный вариант документа на утверждение (подписание), после возврата утвержденного (подписанного) документа вносит отметку в СЭД об утверждении
2 рабочих дня
6.
Сканирование исходящего документа
Ответственный за сканирование
Выполняет сканирование и прикрепление к регистрационной карточке электронного образа исходящего документа
1 рабочий день
7.
Размещение на хранение и отправка исходящего документа
Делопроизводитель
Отправляет 1-й экземпляр документа адресата, вносит в СЭД отметку о дате и способе отправки. Размещает 2-й экземпляр документа на хранение, указывает в СЭД место хранения документа
1 рабочий день
8.
Доработка проекта исходящего документа
Разработчик
Устранение замечаний, указанных визирующим, согласующим или утверждающим
1 рабочий день
--------------------------------
<*> Срок выполнения этапа определяется периодом рабочего времени, отведенного сотруднику для выполнения поступившей задачи:
- 1 рабочий день составляет 8 часов рабочего времени после поступления задания;
- 2 рабочих дня составляют 16 часов рабочего времени после поступления задания.
3. ПРОЦЕСС "ПОДГОТОВКА ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТА"
N№ п/п
Задача
Исполнитель (роль пользователя в СЭД)
Действия исполнителя
Регламентный срок исполнения задачи <*>
1.
Создание карточки и проекта внутреннего документа
Разработчик
Заполняет регистрационную карточку и создает по шаблону проект внутреннего документа
Не регламентировано
Разработка проекта внутреннего документа (разработка внутреннего документам с функцией "Черновик")
Срок подготовки черновика, указанный в РК
2.
Визирование проекта внутреннего документа
Руководитель разработчика (по умолчанию - все руководители разработчика до Утверждающего)
Визирует, отправляет на доработку или отклоняет проект внутреннего документа с указанием замечаний. Может вносить изменения в проект внутреннего документа
2 рабочих дня
3.
Доработка проекта внутреннего документа
Разработчик
Устранение замечаний, указанных визирующим, согласующим или утверждающим
1 рабочий день
4.
Согласование проекта внутреннего документа
Согласующий (последовательное и /или параллельное согласование в соответствии со списком согласующих, указанным в регистрационной карточке)
Согласовывает проект документа. Может только согласовать или отклонить проект внутреннего документа, указав замечания
2 рабочих дня
5.
Утверждение проекта внутреннего документа
Утверждающий
Утверждает (подписывает) проект внутреннего документа в СЭД. Может утвердить, отправить на доработку или отклонить проект внутреннего документа, указав замечания
2 рабочих дня
6.
Распечатка и подтверждение подписания внутреннего документа (при необходимости)
Ответственный за печать документа
Распечатывает документ в 2-х экземплярах, направляет бумажный вариант документа на утверждение (подписание), после возврата утвержденного (подписанного) документа вносит отметку в СЭД об утверждении
2 рабочих дня
7.
Сканирование внутреннего документа (при необходимости)
Ответственный за сканирование
Выполняет сканирование и прикрепление к регистрационной карточке электронного образа внутреннего документа
1 рабочий день
8.
Размещение на хранение и отправка исходящего документа (при необходимости)
Делопроизводитель
Отправляет 1-й экземпляр документа адресата, вносит в СЭД отметку о дате и способе отправки. Размещает 2-й экземпляр документа на хранение, указывает в СЭД место хранения документа
1 рабочий день
--------------------------------
<*> Срок выполнения этапа определяется периодом рабочего времени, отведенного сотруднику для выполнения поступившей задачи:
- 1 рабочий день составляет 8 часов рабочего времени после поступления задания;
- 2 рабочих дня составляют 16 часов рабочего времени после поступления задания.
4. ПРОЦЕСС "РАССМОТРЕНИЕ/ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТА/РЕЗОЛЮЦИИ"
N№ п/п
Задача
Исполнитель (роль пользователя в СЭД)
Действия исполнителя
Регламентный срок исполнения задачи <*>
1.
Рассмотрение документа/резолюции
Помощник руководителя (руководитель работает с помощником)
Изучает поступивший документ/резолюцию и вводит в СЭД проект резолюции, указывает исполнителей, определяет необходимость контроля исполнения документа. При ошибочном поступлении задания (не по назначению) направляет соответствующую информацию специалисту по регистрации
1 рабочий день
Руководитель (руководитель работает с помощником)
Изучает документ / резолюцию, рассматривает проект резолюции, подготовленную Помощником. Утверждает или вносит уточнения в проект резолюции
2 рабочих дня
Руководитель
Изучает поступивший документ/резолюцию и вводит в СЭД резолюцию, указывает исполнителей, определяет необходимость контроля исполнения документа. При ошибочном поступлении задания (не по назначению) направляет соответствующую информацию специалисту по регистрации
2 рабочих дня
2.
Обработка заданий, поступивших не по назначению
Специалист по регистрации
Рассматривает, поступившие возражения, в случае необходимости определяет новых исполнителей
1 рабочий день
3.
Исполнение документа/резолюции
Исполнитель
Изучает поступивший документ/резолюцию, приступает исполнению резолюции. При необходимости направляет руководителю возражения к заданию на исполнение документа/резолюции
Срок, указанный в документе/резолюции
4.
Обработка возражения к заданию на исполнение
Руководитель
Рассматривает возражения к заданию на исполнение, принимает решение о назначении новых исполнителей или уточняет резолюцию
2 рабочих дня
5.
Проверка исполнения. Снятие с контроля
Специалист по контролю
Контролирует исполнение документа в срок, указанный в резолюции руководителя
Срок, указанный в документе/резолюции
Исполнитель
Направляет руководителю отчет об исполнении документа/резолюции
Срок, указанный в документе/ резолюции
Руководитель
Рассматривает отчет об исполнении документа/резолюции
1 рабочий день
--------------------------------
<*> Срок выполнения этапа определяется периодом рабочего времени, отведенного сотруднику для выполнения поступившей задачи:
- 1 рабочий день составляет 8 часов рабочего времени после поступления задания;
- 2 рабочих дня составляют 16 часов рабочего времени после поступления задания.
4. ПРОЦЕСС "ПОДГОТОВКА ПРАВОВОГО АКТА"
N№ п/п
Задача
Исполнитель (роль пользователя в СЭД)
Действия исполнителя
Регламентный срок исполнения задачи
1.
Создание карточки и проекта правового акта
Разработчик
Заполняет регистрационную карточку и создает проект правового акта
Не регламентировано
2.
Визирование
Руководитель(и) Разработчика
Визирует либо возвращает правовой акт на доработку с указанием замечаний, либо вносит изменения в проект правового акта, либо отклоняет
2 рабочих дня
3.
Доработка правового акта
Разработчик
Дорабатывает правовой акт по замечаниям визирующих
2 рабочих дня
4.
Юридическая экспертиза
Руководитель юридического управления
Проводит экспертизу или направляет проект правового акта на предварительную экспертизу специалисту юридического управления. В случае необходимости ставит отметку о направлении правового акта в прокуратуру (запускается новый подпроцесс, п. 5)
Определяется по признаку правового акта (административные регламенты - 10 рабочих дней, прочие - 2 рабочих дня)
5.
Отправка проекта правового акта в прокуратуру (параллельно нижеследующим пунктам)
Специалист отдела документационного обеспечения
Отправляет проект правового акта на экспертизу в прокуратуру, ожидает ответ из прокуратуры
7 рабочих дней
6.
Финансовая экспертиза (при необходимости)
Руководитель финансового управления
Проводит экспертизу или направляет проект правового акта на предварительную экспертизу специалисту финансового управления
2 рабочих дня
7.
Рассмотрение результатов проведения экспертизы (в случае возврата на доработку)
Разработчик
Дорабатывает проект правового акта, либо отменяет подготовку по результатам юридической или финансовой экспертизы
2 рабочих дня
8.
Проверку проекта правового акта на соответствие требованиям Положения о подготовке правовых актов. Проверка заполнения регистрационной карточки
Начальник отдела документационного обеспечения
Проводит проверку проекта правового акта, проверку заполнения регистрационной карточки или направляет специалисту отдела.
В случае необходимости:
1) редактирует в регистрационной карточке лист согласования, лист рассылки;
2) редактирует проект правового акта или возвращает на доработку с указанием замечаний;
3) распечатывает, визирует руководителем отдела документационного обеспечения лист внешнего согласования, выдает Разработчику
3 рабочих дня
9.
Рассмотрение результатов проведения экспертизы (в случае возврата на доработку)
Разработчик
Дорабатывает проект правового акта по результатам экспертизы отдела документационного обеспечения
2 рабочих дня
10.
Согласование проекта правового акта
Параллельное или последовательное согласование по списку согласования, указанному в регистрационной карточке:
1-й уровень - руководители органов Администрации города
Согласуют либо возвращают на доработку с указанием замечания При нарушении регламентного срока согласования СЭД автоматически завершает задание и ставит отметку об автоматическом согласовании
2 рабочих дня
11.
Внешнее согласование проекта правового акта
Согласование по списку, указанному в регистрационной карточке (одновременно с пунктом 10)
Согласуют либо возвращают на доработку с указанием замечания
По 2 рабочих дня на каждого согласующего
12.
Проверка результатов внешнего согласования, внесение отметки о внешнем согласовании
Начальник отдела документационного обеспечения либо специалист отдела (в соответствии с подпунктом 3 пункта 8)
Проверяет результаты внешнего согласования по листу согласования, представленного Разработчиком
1 рабочий день
13.
Согласование проекта правового акта
Параллельное или последовательное согласование по списку согласования, указанному в регистрационной карточке:
2-й уровень - заместители Главы Администрации города
Согласуют либо возвращают на доработку с указанием замечания При нарушении регламентного срока согласования СЭД автоматически завершает задание и ставит отметку об автоматическом согласовании
2 рабочих дня
14.
Согласование проекта правового акта руководителем аппарата Администрации города
Руководитель аппарата Администрации города
Согласует либо возвращает на доработку с указанием замечания
2 рабочих дня
15.
Проверка результатов согласования
Начальник отдела документационного обеспечения
Проверяет результаты согласования и направляет проект правового акта в машбюро на печать
3 рабочих дня
16.
Задание на вывод правового акта и листа согласования на печать
Специалист отдела документационного обеспечения (машинистка)
Распечатывает проект правового акта с листом согласования
3 рабочих дня
17.
(вне СЭД)
Специалист отдела документационного обеспечения
Формирует документы для представления на подпись Главе города
2 рабочих дня
18.
(вне СЭД)
Глава города
Рассматривает документы на бумажном носителе и возвращает в отдел документационного обеспечения
Не регламентировано
19.
(вне СЭД)
Начальник отдела документационного обеспечения
Передает документы, поступившие от Главы города, специалисту для внесения данных о результатах подписания правового акта в регистрационную карточку
1 рабочий день
20.
Внесение в СЭД данных о принятии правового акта
Специалист отдела документационного обеспечения
При подписании правового акта - автоматически присваивается регистрационный номер и дата регистрации. В случае не подписания Главой города проекта правового акта Разработчик получает соответствующую информацию
1 рабочий день
21.
Доработка проекта правового акта (при возврате проекта правового акта с замечаниями)
Разработчик
Дорабатывает проект правового акта по итогам экспертизы отдела документационного обеспечения, замечаний согласующих или утверждающего
2 рабочих дня
22.
(вне СЭД)
Специалист отдела документационного обеспечения (машинистка)
Впечатывает регистрационный номер и дату в правовой акт
1 рабочий день
23.
Сканирование подписанного правового акта
Специалист отдела документационного обеспечения
Выполняет сканирование и прикрепление к регистрационной карточке электронного образа правового акта
2 рабочих дня
24.
СЭД автоматически рассылает правовой акт согласно списку рассылки
25.
Опубликование правового акта (одновременно с пунктом 24)
Специалист отдела по работе со СМИ и информационно-аналитической работе
Направляет документ на опубликование в газету "Тагильский рабочий" и (или) осуществляет размещение на официальном сайте города. Вносит в регистрационную карточку информацию о месте и дате опубликования правового акта
2 рабочих дня
26.
Тиражирование правового акта (при наличии в списке рассылки внешних получателей) (одновременно с пунктом 24)
Специалист отдела документационного обеспечения
Тиражирует необходимое количество копий правового акта для внешней рассылки
1 рабочий день
27.
Внешняя рассылка (при наличии в списке рассылки, после пункта 26)
Специалист отдела документационного обеспечения
Распечатывает Реестр рассылки, осуществляет рассылку правового акта внешним исполнителям и вносит информацию в регистрационную карточку о дате и форме рассылки
2 рабочих дня
28.
Задание на постановку правового акта на контроль (при наличии соответствующей отметки в регистрационной карточке, после пункта 23)
Специалист отдела документационного обеспечения
Осуществляет заполнение карточки исполнения документа (срок контроля, исполнитель)
2 рабочих дня
------------------------------------------------------------------