Распоряжение Администрации г. Нижний Тагил от 28.06.2013 N 140 "О проведении опытной эксплуатации системы электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил"
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НИЖНИЙ ТАГИЛ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 28 июня 2013 г. № 140
О ПРОВЕДЕНИИ ОПЫТНОЙ ЭКСПЛУАТАЦИИ
СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА НИЖНИЙ ТАГИЛ
В целях реализации мероприятий муниципальной целевой программы "Информатизация Администрации города Нижний Тагил на 2010 - 2013 годы", утвержденной Постановлением Администрации города от 23.11.2010 № 2600 (в редакции от 03.08.2011 № 1545, от 12.10.2011 № 2030, от 24.11.2011 № 2326, от 18.04.2012 № 746, от 20.07.2012 № 1554, от 29.03.2013 № 672), повышения оперативности принятия управленческих решений по общим функциям управления Администрации города Нижний Тагил, руководствуясь Уставом города Нижний Тагил:
1. Осуществить в период с 1 июля по 31 октября 2013 года в рамках разработки и внедрения Системы электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил (далее - СЭД) опытную эксплуатацию следующих процессов делопроизводства:
- "Подготовка и заключение муниципального контракта";
- "Подготовка порядка проведения совещания";
- "Подготовка протокола совещания";
- "Обработка письменных и устных обращений граждан".
2. Утвердить:
1) Регламент организации электронного документооборота в Администрации города Нижний Тагил в условиях опытной эксплуатации процессов электронного документооборота Администрации города (Приложение № 1);
2) Перечень органов Администрации города, участвующих в опытной эксплуатации Системы электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил (Приложение № 2);
3) Временные регламенты на процессы электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил, вводимые в опытную эксплуатацию (Приложение № 3).
3. Руководителям органов Администрации города Нижний Тагил в целях проверки работоспособности введенных в опытную эксплуатацию процессов, оценки эффективности их использования в управленческой деятельности Администрации города в срок до 15 ноября 2013 года подготовить и направить руководителю аппарата Администрации города аналитические материалы по результатам опытной эксплуатации Системы электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил, в которых в обязательном порядке отразить:
- оценку функциональных возможностей введенных в опытную эксплуатацию процессов документооборота;
- корректность наименования (названия) операций, с помощью которых пользователем осуществляются различные действия в Системе электронного документооборота Администрации города;
- предложения по совершенствованию и развитию введенных в опытную эксплуатацию процессов электронного документооборота.
4. Начальнику управления по организационно-массовой работе Администрации города А.М. Одинцову в срок до 25 ноября 2013 года обобщить результаты опытной эксплуатации процессов делопроизводства и подготовить предложения по дальнейшему развитию Системы электронного документооборота в Администрации города Нижний Тагил.
5. Разместить данное Постановление на официальном сайте города Нижний Тагил.
6. Контроль за выполнением настоящего Распоряжения возложить на руководителя аппарата Администрации города Нижний Тагил А.Е. Ленду.
Срок контроля - 15 декабря 2013 года.
Глава города
С.К.НОСОВ
Приложение № 1
Утвержден
Распоряжением
Администрации города
от 28 июня 2013 г. № 140
РЕГЛАМЕНТ
ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА НИЖНИЙ ТАГИЛ В УСЛОВИЯХ ОПЫТНОЙ
ЭКСПЛУАТАЦИИ ПРОЦЕССОВ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
1. Целью данного Регламента является установление особого порядка организации элементов процесса электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил, касающихся заключения муниципального контракта, обработки письменных и устных обращений граждан, подготовки порядка проведения и протокола совещания.
2. В условиях и на период опытной эксплуатации отдельных процессов Системы электронного документооборота (далее - СЭД) специалисты органов Администрации города Нижний Тагил, участвующие (выполняющие функции) в процессе обработки письменных и устных обращений граждан, подготовке муниципальных контрактов, подготовке порядков проведения и протоколов совещаний, осуществляют работы, связанные с организацией и ведением документооборота, одновременно по двум направлениям, представляющим собой два технологических процесса обработки информации, - обычный документооборот и электронный документооборот.
3. Обычный документооборот осуществляется в установленном в Администрации города Нижний Тагил порядке в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Администрации города Нижний Тагил, утвержденной Распоряжением Главы города Нижний Тагил от 29.12.2006 № 993.
4. Электронный документооборот в части, касающейся порядка действий участников введенных в опытную эксплуатацию процессов документооборота, осуществляется на основе Временных регламентов, разработанных и корректируемых в процессе опытной эксплуатации с учетом Инструкции по делопроизводству в Администрации города Нижний Тагил (утвержденной Распоряжением Главы города Нижний Тагил от 29.12.2006 № 993), и сложившейся практики деятельности, не противоречащей данной Инструкции и логике процесса документооборота в целом.
5. Целью опытной эксплуатации процессов документооборота является оценка готовности СЭД Администрации города Нижний Тагил к переводу в промышленную эксплуатацию, выявления и устранения проблем функционирования и быстродействия системы, обучение фокус-группы пользователей системы, оценка удобства интерфейса системы.
6. Электронный документооборот в целях данного Регламента как элемент общего процесса (порядка действий) по своим основным функциям включает в себя выполнение следующих действий:
1) в рамках процесса "Подготовка и заключение муниципального контракта":
- создается регистрационная карточка муниципального контракта;
- из регистрационной карточки выбирается шаблон муниципального контракта и осуществляется подготовка проекта муниципального контракта;
- при необходимости к регистрационной карточке проекта муниципального контракта могут быть прикреплены дополнительные файлы;
- осуществляется визирование проекта муниципального контракта вышестоящими руководителями;
- осуществляется юридическая экспертиза проекта муниципального контракта и уточнение списка согласования;
- при необходимости выполняется доработка проекта муниципального контракта (при поступлении замечаний в ходе визирования и юридической экспертизы);
- по завершении муниципальных торгов осуществляется сканирование и прикрепление к регистрационной карточке протокола комиссии, в проект муниципального контракта вносится необходимая информация о контрагенте;
- проект муниципального контракта направляется для заполнения контрагенту;
- осуществляется согласование проекта муниципального контракта;
- осуществляется утверждение проекта муниципального контракта;
- при необходимости выполняется доработка (устранение технических ошибок, допущенных при оформлении) проекта муниципального контракта (при поступлении замечаний в ходе согласования или утверждения проекта муниципального контракта);
- осуществляется распечатка утвержденного в электронном виде муниципального контракта, подписание его контрагентом и утверждение руководителем бумажного варианта муниципального контракта;
- выполняется сканирование утвержденного на бумаге муниципального контракта и прикрепление его файл-образа к регистрационной карточке;
- бумажная копия утвержденного муниципального контракта размещается на хранение;
2) в рамках процесса "Подготовка порядка проведения совещания":
- создается регистрационная карточка порядка проведения совещания;
- из регистрационной карточки выбирается нужный шаблон и осуществляется подготовка проекта порядка проведения совещания;
- при необходимости к регистрационной карточке проекта порядка проведения совещания могут быть прикреплены дополнительные файлы;
- осуществляется визирование проекта порядка проведения совещания вышестоящими руководителями;
- осуществляется согласование проекта порядка проведения совещания;
- осуществляется утверждение проекта порядка проведения совещания;
- при необходимости выполняется доработка проекта порядка проведения совещания (при поступлении замечаний в ходе согласования или утверждения проекта порядка проведения совещания);
- осуществляется распечатка утвержденного в электронном виде порядка проведения совещания и утверждение руководителем бумажного варианта порядка проведения совещания;
- выполняется сканирование утвержденного на бумаге порядка проведения совещания и прикрепление его файл-образа к регистрационной карточке;
- после проведения совещания вносится отметка о проведении совещания, уточняется список лиц, принимавших участие в совещании;
3) в рамках процесса "Подготовка протокола совещания", утверждаемого Главой города или иным должностным лицом:
- создается регистрационная карточка протокола совещания;
- из регистрационной карточки выбирается нужный шаблон и осуществляется подготовка проекта протокола совещания;
- при необходимости к регистрационной карточке проекта протокола совещания могут быть прикреплены дополнительные файлы (например, аудио- и видеозаписи);
- при необходимости осуществляется согласование проекта протокола совещания (параллельное или последовательное);
- осуществляется визирование проекта протокола совещания (при проведении совещания Главой города - помощником Главы города);
- осуществляется утверждение руководителем протокола совещания;
- при необходимости выполняется доработка проекта протокола совещания (при поступлении замечаний в ходе согласования, визирования или утверждения проекта протокола совещания);
- осуществляется распечатка утвержденного в электронном виде протокола совещания и утверждение руководителем его бумажного варианта;
- выполняется сканирование утвержденного на бумаге порядка проведения совещания и прикрепление его файл-образа к регистрационной карточке;
- бумажная копия утвержденного протокола совещания размещается на хранение вместе с бумажной копией утвержденного порядка проведения совещания;
- специалисту по контролю направляется задание на формирование карточки исполнения документа (КИД);
4) в рамках процесса "Обработка письменных и устных обращений граждан":
- при обработке устных обращений граждан:
- создается регистрационная карточка обращения;
- в регистрационной карточке указывается результат обращения гражданина в приемную:
- если специалист по работе с обращениями граждан (в случае проведения предварительной записи на прием к руководителю) дал исчерпывающие разъяснения по вопросу гражданина, то вносится соответствующая отметка в регистрационную карточку с указанием текста ответа;
- если назначен личный прием у руководителя, то в регистрационной карточке указывается соответствующий результат, дата приема и руководитель, который будет осуществлять прием;
- после проведения личного приема специалист по работе с обращениями граждан получает от руководителя результаты и вносит в Систему;
- если руководителем определена резолюция по результатам личного приема, то исполнение поручения осуществляется в рамках процесса "Исполнение резолюции": исполнитель резолюции запускает процесс "Подготовка исходящего документа" самостоятельно либо создает резолюцию и поручает подготовку ответа своему подчиненному, исходящий документ с ответом разрабатывается, визируется, согласуется (при необходимости), утверждается, распечатывается и подписывается в бумажном варианте;
- после завершения исполнения специалисту по работе с обращениями граждан (или в отдел по организации работы с обращениями граждан при подготовке ответа на обращение гражданина Главе города) передается подписанный экземпляр исходящего документа;
- специалист по работе с обращениями вносит результат исполнения в Систему;
- осуществляется сканирование документа и размещение бумажной копии на хранение;
- оригинал бумажного исходящего документа с ответом направляется заявителю;
- при обработке письменных обращений граждан:
- создается регистрационная карточка обращения;
- при поступлении обращения гражданина в бумажном варианте осуществляется сканирование обращения и прилагаемых к нему документов;
- осуществляется рассмотрение обращения специалистом по работе с обращениями граждан, подготовка проекта резолюции на обращение с указанием формы ответа;
- при необходимости может быть подготовлено несколько различных резолюций, но обязательно должна быть создана одна резолюция на подготовку ответа заявителю;
- осуществляется рассмотрение обращения ответственным по работе с обращениями граждан, утверждение проектов резолюций;
- исполнение резолюции и подготовка ответа осуществляются в рамках процесса "Исполнение резолюции": исполнитель резолюции запускает процесс "Подготовка исходящего документа" самостоятельно либо создает резолюцию и поручает подготовку ответа своему подчиненному, исходящий документ с ответом разрабатывается, визируется, согласуется (при необходимости), утверждается, распечатывается и подписывается в бумажном варианте;
- специалистом по работе с обращениями осуществляется внесение результата исполнения резолюции на обращение после получения утвержденного исходящего документа с ответом;
- при отправке промежуточного ответа заявителю резолюция на подготовку ответа запускается заново, но с указанием нового срока исполнения;
- при необходимости переназначения исполнителя по обращению запускается новая резолюция на обращение с указанием нового исполнителя, если переназначение обосновано, иначе исполнение резолюции назначается прежнему исполнителю;
- при необходимости направить исполнение обращения во внешнюю организацию специалистом по работе с обращениями граждан готовится исходящий документ с поручением, ожидается ответ от организации, после чего в Систему вносится результат на основании входящего документа;
- осуществляется сканирование подписанного исходящего документа с ответом;
- бумажная копия утвержденного исходящего документа с ответом размещается на хранение вместе с бумажным экземпляром письменного обращения;
- оригинал бумажного подписанного исходящего документа с ответом направляется заявителю.
7. В процессе электронного документооборота на этапе опытной эксплуатации с учетом особенностей построения единой компьютерной сети Администрации города Нижний Тагил и корректности в определении количественных и качественных показателей анализа результатов принимают участие только пользователи, зарегистрированные в единой компьютерной сети Администрации города, в службе службы каталогов Active Directory и домене ntportal.org.
8. Включение в число пользователей СЭД сотрудников Администрации города, предоставление права доступа к базам данных СЭД осуществляется отделом автоматизации управленческих процессов управления по организационно-массовой работе Администрации города (далее - отдел автоматизации управленческих процессов) в течение 3-х рабочих дней с момента поступления информации, представленной руководителем органа Администрации города, содержащей следующие сведения о сотруднике:
1) фамилия, имя, отчество;
2) занимаемая должность;
3) адрес рабочего места (улица, дом, номер кабинета);
4) номер служебного телефона;
5) Ф.И.О. замещаемого сотрудника (в случае поступления на службу вместо другого сотрудника).
9. Для организации процедуры замещения в СЭД во время длительного отсутствия сотрудника на рабочем месте соответствующая информация направляется в отдел автоматизации управленческих процессов в следующем порядке:
1) в случае планового длительного отсутствия сотрудника (командировка, отпуск и другое) информация представляется за 2 рабочих дня до начала замещения;
2) в случае непланового длительного отсутствия сотрудника (болезнь и другое) информация представляется по мере возникновения события.
Информация должна содержать следующие сведения:
- Ф.И.О. отсутствующего сотрудника;
- Ф.И.О. сотрудника, на которого возложено исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника;
- предполагаемый период времени, в течение которого возложено исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника.
10. Справочники, связанные с вводимыми в опытную эксплуатацию процессами, формируются сотрудниками отдела автоматизации управленческих процессов. Заявки на дополнение и изменение справочников принимаются в устной форме по телефону 42-16-43.
11. Выявленные в процессе опытной эксплуатации электронного документооборота, осуществляемого в рамках данного Регламента, несоответствия установленным в Администрации города Нижний Тагил требованиям и нормам по организации документооборота нарушениями не признаются и отражаются в анализах органов Администрации города по результатам опытной эксплуатации.
12. В рамках электронного согласования проектов документов на период опытной эксплуатации системное имя пользователя считается внутренней электронной цифровой подписью, которая (в целях данного Регламента) является реквизитом электронного документа, равносильным и равнозначным собственноручной подписи, позволяющим идентифицировать ее владельца.
13. В качестве данных при опытной эксплуатации процессов электронного документооборота принимаются реальные документы, поступающие в Администрацию города Нижний Тагил, или создание которых было инициировано в ходе реализации процессов документооборота, введенных в опытную эксплуатацию. Предполагается, что в опытной эксплуатации будут принимать участие не менее 50% документов, которые проходят обработку в процессах документооборота, вводимых в опытную эксплуатацию.
14. Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, в СЭД не регистрируются.
15. Документы, содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", регистрируются в СЭД без вложения текста документа или его электронного образа. Название таких документов не должно раскрывать полное содержание документа.
16. В период опытной эксплуатации не гарантируется полная сохранность данных, а также отсутствие критических и некритических сбоев. Поэтому должно быть обеспечено дублирование регистрационной информации существующими способами.
17. Процедура поддержки и управление изменениями:
1) для поддержки пользователей в период опытной эксплуатации выделяется группа сотрудников отдела автоматизации управленческих процессов управления по организационно-массовой работе Администрации города (первый уровень поддержки):
- Володин Максим Александрович - главный специалист отдела автоматизации управленческих процессов (тел. 42-16-43, vma@ntagil.org);
- Трубицына Татьяна Владимировна - ведущий специалист отдела автоматизации управленческих процессов (тел. 41-70-11, tvt@ntagil.org);
- Глазырин Александр Михайлович - начальник отдела автоматизации управленческих процессов (тел. 42-16-43, gam@ntagil.org).
В их обязанности входит консультирование сотрудников по вопросам работы в СЭД, настройка рабочих мест СЭД, решение инцидентов, связанных с инфраструктурой Администрации города Нижний Тагил.
Также первый уровень поддержки обеспечивает сбор, систематизацию и передачу на второй уровень поддержки замечаний, предложений и запросов на изменение от пользователей СЭД;
2) из специалистов компании ЗАО "Информационно-вычислительные системы" формируется второй уровень поддержки в составе:
- Девяева Юлия Александровна - руководитель отдела автоматизации бизнес-процессов (по согласованию);
- Чащина Ксения Александровна - аналитик 1-й категории (по согласованию);
- Балаболин Олег Юрьевич - руководитель проекта (по согласованию).
В их задачи входит обеспечение функционирования СЭД в период опытной эксплуатации, обучение пользователей, оперативное устранение задержек и сбоев в работе Системы электронного документооборота, реализация предложений и замечаний по доработке СЭД, поступивших в ходе опытной эксплуатации.
18. Данный Регламент вводится в действие с 1 июля 2013 года и применяется в условиях и на период опытной эксплуатации процессов Системы электронного документооборота Администрации города.
Приложение № 2
Утвержден
Распоряжением
Администрации города
от 28 июня 2013 г. № 140
ПЕРЕЧЕНЬ
ОРГАНОВ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА, УЧАСТВУЮЩИХ
В ОПЫТНОЙ ЭКСПЛУАТАЦИИ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА НИЖНИЙ ТАГИЛ
1. Контрольно-ревизионное управление.
2. Территориальное управление.
3. Управление архитектуры и градостроительства.
4. Управление городским хозяйством.
5. Управление культуры.
6. Управление муниципальным имуществом и регулирования земельных отношений.
7. Управление образования.
8. Управление жилищного и коммунального хозяйства.
9. Управление по организационно-массовой работе.
10. Управление по развитию физической культуры, спорта и молодежной политики.
11. Управление по разработке и контролю за реализацией инвестиционных проектов.
12. Управление промышленной политики и развития предпринимательства.
13. Управление социальных программ и семейной политики.
14. Управление строительства.
15. Финансовое управление.
16. Экономическое управление.
17. Юридическое управление.
18. Отдел гражданской защиты населения.
19. Отдел муниципальной службы.
20. Отдел по взаимодействию с административными органами.
21. Отдел по взаимодействию с общественными, религиозными организациями и развитию гражданских инициатив.
22. Отдел по делам архивов.
23. Отдел по работе со средствами массовой информации и информационно-аналитической работе.
24. Отдел по учету и распределению жилья.
25. Отдел по экологии и природопользованию.
26. Администрация Дзержинского района.
27. Администрация Ленинского района.
28. Администрация Тагилстроевского района.
Приложение № 3
Утверждены
Распоряжением
Администрации города
от 28 июня 2013 г. № 140
ВРЕМЕННЫЕ РЕГЛАМЕНТЫ
НА ПРОЦЕССЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА НИЖНИЙ ТАГИЛ, ВВОДИМЫЕ В ОПЫТНУЮ ЭКСПЛУАТАЦИЮ
8. ПОДГОТОВКА И ЗАКЛЮЧЕНИЕ МУНИЦИПАЛЬНОГО КОНТРАКТА
Номер Этап Номер Задача Роль специалиста Срок выполнения
этапа задачи этапа
1 Разработка 1.1. Подготовка проекта Разработчик В СЭД не
проекта муниципального контракта муниципального регламентировано
муниципального контракта
контракта
1.2. Рассмотрение проекта Визирующий 1 рабочий день
муниципального контракта
1.3. Проверка проекта Проверяющий 2 рабочих дня
муниципального контракта
1.4. Доработка проекта Разработчик 1 рабочий день
муниципального контракта муниципального
(после визирования) контракта
1.5. Доработка проекта Разработчик 1 рабочий день
муниципального контракта муниципального
(после проверки) контракта
2 Проведение 2.1. Обработка результатов Ответственный В соответствии
торгов и проведения торгов по муниципальному со сроками,
обработка контракту определенными
результата комиссией
2.2. Отправка проекта Ответственный 1 рабочий день
муниципального контракта по муниципальному
на заполнение контракту
контрагенту (внесение
реквизитов, оформление
приложений и т.д.)
3 Согласование 3.1. Формирование листа Ответственный 1 рабочий день
проекта согласования за подготовку
муниципального листа
контракта согласования
3.2. Внутреннее согласование Согласующий по 2 рабочих дня
(последовательное) на каждого
согласующего
из списка
3.3. Доработка проекта Ответственный 1 рабочий день
муниципального контракта по муниципальному
перед согласованием контракту
(устранение
технических ошибок,
допущенных
при оформлении
контракта)
3.4. Доработка проекта Ответственный 1 рабочий день
муниципального контракта по муниципальному
после согласования контракту
(устранение технических
ошибок, допущенных
при оформлении
контракта)
4 Подписание 4.1. Отправка проекта Ответственный 1 рабочий день
муниципального муниципального контракта по муниципальному
контракта для подписания контракту
контрагенту
4.2. Подписание Ответственный 3 рабочих дня
муниципального контракта за подписание
5 Обработка 5.1. Обработка утвержденного Делопроизводитель 1 рабочий день
утвержденного муниципального контракта
муниципального
контракта 5.2. Отправка муниципального Ответственный 2 рабочих дня
контракта контрагенту по муниципальному
контракту
5.3. Отчет об исполнении Ответственный 2 рабочих дня
муниципального контракта по муниципальному
контракту
9. ПОДГОТОВКА ПОРЯДКА ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЯ
Номер Этап Номер Задача Роль специалиста Срок выполнения
этапа задачи этапа
1 Разработка 1.1. Подготовка проекта Разработчик В СЭД не
проекта порядка порядка проведения порядка регламентировано
проведения совещания проведения
совещания совещания
1.2. Разработка проекта Разработчик Срок подготовки,
порядка проведения порядка указанный в РК
совещания (разработка проведения
с функцией "Черновик") совещания
1.3. Рассмотрение проекта Визирующий 1 рабочий день
порядка проведения
совещания
1.4. Доработка проекта Разработчик 1 рабочий день
порядка проведения порядка
совещания проведения
совещания
2 Согласование 2.1. Согласование порядка Согласующий по 2 рабочих дня
проекта порядка проведения совещания на каждого
проведения (последовательное) согласующего
совещания из списка
2.2. Согласование порядка Согласующий 2 рабочих дня
проведения совещания
(параллельное)
3 Утверждение 3.1. Утверждение проекта Утверждающий 1 рабочий день
проекта порядка порядка проведения
проведения совещания
совещания
4 Обработка 4.1. Распечатка и Ответственный 2 рабочих дня
утвержденного подтверждение подписания за печать
порядка документа
проведения
совещания 4.2. Сканирование порядка Ответственный 1 рабочий день
проведения совещания за сканирование
5 Проведение 5.1. Проведение совещания Ответственный Срок проведения
совещания за проведение совещания,
совещания указанный
в РК, + 3 дня
5.2. Подготовка протокола Разработчик 3 рабочих дня
протокола с момента
проведения
совещания
10. ПОДГОТОВКА ПРОТОКОЛА СОВЕЩАНИЯ
Номер Этап Номер Задача Роль специалиста Срок выполнения
этапа задачи этапа
1 Разработка 1.1. Подготовка проекта Разработчик 3 рабочих дня
проекта протокола протокола с момента
протокола проведения
1.2. Разработка проекта Разработчик Срок подготовки,
протокола (разработка протокола указанный в РК
с функцией "Черновик")
1.3. Рассмотрение проекта Визирующий 1 рабочий день
протокола
1.4. Доработка проекта Разработчик 1 рабочий день
протокола протокола
2 Согласование 2.1. Согласование протокола Согласующий По 2 рабочих дня
проекта (последовательное) на каждого
протокола согласующего
из списка
2.2. Согласование протокола Согласующий 2 рабочих дня
(параллельное)
3 Утверждение 3.1. Утверждение проекта Утверждающий 1 рабочий день
проекта протокола
протокола
4 Обработка 4.1. Распечатка и Ответственный 2 рабочих дня
утвержденного подтверждение подписания за печать
протокола документа
4.2. Сканирование протокола Ответственный 1 рабочий день
за сканирование
4.3. Размещение на хранение Делопроизводитель 1 рабочий день
протокола
11. ОБРАБОТКА ПИСЬМЕННЫХ И УСТНЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
Номер Этап Номер Задача Роль специалиста Срок выполнения
этапа задачи этапа
1 Регистрация 1.1. Регистрация Специалист В СЭД не
обращения устного обращения по работе регламентировано
с обращениями
1.2. Регистрация Специалист В СЭД не
письменного обращения по работе регламентировано
с обращениями
2 Обработка 2.1. Рассмотрение обращения Специалист 1 рабочий день
обращения специалистом по рассмотрению
по рассмотрению обращений
обращений (подготовка
проекта резолюции)
2.2. Сканирование Специалист 1 рабочий день
поступившего обращения по работе
с обращениями
2.3. Рассмотрение обращения Ответственный 1 рабочий день
ответственным по рассмотрению
по рассмотрению обращений
обращений (утверждение
проекта резолюции)
3 Внесение 3.1. Внесение результата Специалист Срок проведения
результатов проведения личного по рассмотрению личного приема
рассмотрения приема обращений
обращения
3.2. Внесение результата Специалист Срок исполнения
исполнения обращения по рассмотрению обращения
обращений
3.3. Сканирование, Делопроизводитель 1 рабочий день
архивирование,
отправка ответа
------------------------------------------------------------------
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НИЖНИЙ ТАГИЛ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 28 июня 2013 г. № 140
О ПРОВЕДЕНИИ ОПЫТНОЙ ЭКСПЛУАТАЦИИ
СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА НИЖНИЙ ТАГИЛ
В целях реализации мероприятий муниципальной целевой программы "Информатизация Администрации города Нижний Тагил на 2010 - 2013 годы", утвержденной Постановлением Администрации города от 23.11.2010 № 2600 (в редакции от 03.08.2011 № 1545, от 12.10.2011 № 2030, от 24.11.2011 № 2326, от 18.04.2012 № 746, от 20.07.2012 № 1554, от 29.03.2013 № 672), повышения оперативности принятия управленческих решений по общим функциям управления Администрации города Нижний Тагил, руководствуясь Уставом города Нижний Тагил:
1. Осуществить в период с 1 июля по 31 октября 2013 года в рамках разработки и внедрения Системы электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил (далее - СЭД) опытную эксплуатацию следующих процессов делопроизводства:
- "Подготовка и заключение муниципального контракта";
- "Подготовка порядка проведения совещания";
- "Подготовка протокола совещания";
- "Обработка письменных и устных обращений граждан".
2. Утвердить:
1) Регламент организации электронного документооборота в Администрации города Нижний Тагил в условиях опытной эксплуатации процессов электронного документооборота Администрации города (Приложение № 1);
2) Перечень органов Администрации города, участвующих в опытной эксплуатации Системы электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил (Приложение № 2);
3) Временные регламенты на процессы электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил, вводимые в опытную эксплуатацию (Приложение № 3).
3. Руководителям органов Администрации города Нижний Тагил в целях проверки работоспособности введенных в опытную эксплуатацию процессов, оценки эффективности их использования в управленческой деятельности Администрации города в срок до 15 ноября 2013 года подготовить и направить руководителю аппарата Администрации города аналитические материалы по результатам опытной эксплуатации Системы электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил, в которых в обязательном порядке отразить:
- оценку функциональных возможностей введенных в опытную эксплуатацию процессов документооборота;
- корректность наименования (названия) операций, с помощью которых пользователем осуществляются различные действия в Системе электронного документооборота Администрации города;
- предложения по совершенствованию и развитию введенных в опытную эксплуатацию процессов электронного документооборота.
4. Начальнику управления по организационно-массовой работе Администрации города А.М. Одинцову в срок до 25 ноября 2013 года обобщить результаты опытной эксплуатации процессов делопроизводства и подготовить предложения по дальнейшему развитию Системы электронного документооборота в Администрации города Нижний Тагил.
5. Разместить данное Постановление на официальном сайте города Нижний Тагил.
6. Контроль за выполнением настоящего Распоряжения возложить на руководителя аппарата Администрации города Нижний Тагил А.Е. Ленду.
Срок контроля - 15 декабря 2013 года.
Глава города
С.К.НОСОВ
Приложение № 1
Утвержден
Распоряжением
Администрации города
от 28 июня 2013 г. № 140
РЕГЛАМЕНТ
ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА НИЖНИЙ ТАГИЛ В УСЛОВИЯХ ОПЫТНОЙ
ЭКСПЛУАТАЦИИ ПРОЦЕССОВ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
1. Целью данного Регламента является установление особого порядка организации элементов процесса электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил, касающихся заключения муниципального контракта, обработки письменных и устных обращений граждан, подготовки порядка проведения и протокола совещания.
2. В условиях и на период опытной эксплуатации отдельных процессов Системы электронного документооборота (далее - СЭД) специалисты органов Администрации города Нижний Тагил, участвующие (выполняющие функции) в процессе обработки письменных и устных обращений граждан, подготовке муниципальных контрактов, подготовке порядков проведения и протоколов совещаний, осуществляют работы, связанные с организацией и ведением документооборота, одновременно по двум направлениям, представляющим собой два технологических процесса обработки информации, - обычный документооборот и электронный документооборот.
3. Обычный документооборот осуществляется в установленном в Администрации города Нижний Тагил порядке в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Администрации города Нижний Тагил, утвержденной Распоряжением Главы города Нижний Тагил от 29.12.2006 № 993.
4. Электронный документооборот в части, касающейся порядка действий участников введенных в опытную эксплуатацию процессов документооборота, осуществляется на основе Временных регламентов, разработанных и корректируемых в процессе опытной эксплуатации с учетом Инструкции по делопроизводству в Администрации города Нижний Тагил (утвержденной Распоряжением Главы города Нижний Тагил от 29.12.2006 № 993), и сложившейся практики деятельности, не противоречащей данной Инструкции и логике процесса документооборота в целом.
5. Целью опытной эксплуатации процессов документооборота является оценка готовности СЭД Администрации города Нижний Тагил к переводу в промышленную эксплуатацию, выявления и устранения проблем функционирования и быстродействия системы, обучение фокус-группы пользователей системы, оценка удобства интерфейса системы.
6. Электронный документооборот в целях данного Регламента как элемент общего процесса (порядка действий) по своим основным функциям включает в себя выполнение следующих действий:
1) в рамках процесса "Подготовка и заключение муниципального контракта":
- создается регистрационная карточка муниципального контракта;
- из регистрационной карточки выбирается шаблон муниципального контракта и осуществляется подготовка проекта муниципального контракта;
- при необходимости к регистрационной карточке проекта муниципального контракта могут быть прикреплены дополнительные файлы;
- осуществляется визирование проекта муниципального контракта вышестоящими руководителями;
- осуществляется юридическая экспертиза проекта муниципального контракта и уточнение списка согласования;
- при необходимости выполняется доработка проекта муниципального контракта (при поступлении замечаний в ходе визирования и юридической экспертизы);
- по завершении муниципальных торгов осуществляется сканирование и прикрепление к регистрационной карточке протокола комиссии, в проект муниципального контракта вносится необходимая информация о контрагенте;
- проект муниципального контракта направляется для заполнения контрагенту;
- осуществляется согласование проекта муниципального контракта;
- осуществляется утверждение проекта муниципального контракта;
- при необходимости выполняется доработка (устранение технических ошибок, допущенных при оформлении) проекта муниципального контракта (при поступлении замечаний в ходе согласования или утверждения проекта муниципального контракта);
- осуществляется распечатка утвержденного в электронном виде муниципального контракта, подписание его контрагентом и утверждение руководителем бумажного варианта муниципального контракта;
- выполняется сканирование утвержденного на бумаге муниципального контракта и прикрепление его файл-образа к регистрационной карточке;
- бумажная копия утвержденного муниципального контракта размещается на хранение;
2) в рамках процесса "Подготовка порядка проведения совещания":
- создается регистрационная карточка порядка проведения совещания;
- из регистрационной карточки выбирается нужный шаблон и осуществляется подготовка проекта порядка проведения совещания;
- при необходимости к регистрационной карточке проекта порядка проведения совещания могут быть прикреплены дополнительные файлы;
- осуществляется визирование проекта порядка проведения совещания вышестоящими руководителями;
- осуществляется согласование проекта порядка проведения совещания;
- осуществляется утверждение проекта порядка проведения совещания;
- при необходимости выполняется доработка проекта порядка проведения совещания (при поступлении замечаний в ходе согласования или утверждения проекта порядка проведения совещания);
- осуществляется распечатка утвержденного в электронном виде порядка проведения совещания и утверждение руководителем бумажного варианта порядка проведения совещания;
- выполняется сканирование утвержденного на бумаге порядка проведения совещания и прикрепление его файл-образа к регистрационной карточке;
- после проведения совещания вносится отметка о проведении совещания, уточняется список лиц, принимавших участие в совещании;
3) в рамках процесса "Подготовка протокола совещания", утверждаемого Главой города или иным должностным лицом:
- создается регистрационная карточка протокола совещания;
- из регистрационной карточки выбирается нужный шаблон и осуществляется подготовка проекта протокола совещания;
- при необходимости к регистрационной карточке проекта протокола совещания могут быть прикреплены дополнительные файлы (например, аудио- и видеозаписи);
- при необходимости осуществляется согласование проекта протокола совещания (параллельное или последовательное);
- осуществляется визирование проекта протокола совещания (при проведении совещания Главой города - помощником Главы города);
- осуществляется утверждение руководителем протокола совещания;
- при необходимости выполняется доработка проекта протокола совещания (при поступлении замечаний в ходе согласования, визирования или утверждения проекта протокола совещания);
- осуществляется распечатка утвержденного в электронном виде протокола совещания и утверждение руководителем его бумажного варианта;
- выполняется сканирование утвержденного на бумаге порядка проведения совещания и прикрепление его файл-образа к регистрационной карточке;
- бумажная копия утвержденного протокола совещания размещается на хранение вместе с бумажной копией утвержденного порядка проведения совещания;
- специалисту по контролю направляется задание на формирование карточки исполнения документа (КИД);
4) в рамках процесса "Обработка письменных и устных обращений граждан":
- при обработке устных обращений граждан:
- создается регистрационная карточка обращения;
- в регистрационной карточке указывается результат обращения гражданина в приемную:
- если специалист по работе с обращениями граждан (в случае проведения предварительной записи на прием к руководителю) дал исчерпывающие разъяснения по вопросу гражданина, то вносится соответствующая отметка в регистрационную карточку с указанием текста ответа;
- если назначен личный прием у руководителя, то в регистрационной карточке указывается соответствующий результат, дата приема и руководитель, который будет осуществлять прием;
- после проведения личного приема специалист по работе с обращениями граждан получает от руководителя результаты и вносит в Систему;
- если руководителем определена резолюция по результатам личного приема, то исполнение поручения осуществляется в рамках процесса "Исполнение резолюции": исполнитель резолюции запускает процесс "Подготовка исходящего документа" самостоятельно либо создает резолюцию и поручает подготовку ответа своему подчиненному, исходящий документ с ответом разрабатывается, визируется, согласуется (при необходимости), утверждается, распечатывается и подписывается в бумажном варианте;
- после завершения исполнения специалисту по работе с обращениями граждан (или в отдел по организации работы с обращениями граждан при подготовке ответа на обращение гражданина Главе города) передается подписанный экземпляр исходящего документа;
- специалист по работе с обращениями вносит результат исполнения в Систему;
- осуществляется сканирование документа и размещение бумажной копии на хранение;
- оригинал бумажного исходящего документа с ответом направляется заявителю;
- при обработке письменных обращений граждан:
- создается регистрационная карточка обращения;
- при поступлении обращения гражданина в бумажном варианте осуществляется сканирование обращения и прилагаемых к нему документов;
- осуществляется рассмотрение обращения специалистом по работе с обращениями граждан, подготовка проекта резолюции на обращение с указанием формы ответа;
- при необходимости может быть подготовлено несколько различных резолюций, но обязательно должна быть создана одна резолюция на подготовку ответа заявителю;
- осуществляется рассмотрение обращения ответственным по работе с обращениями граждан, утверждение проектов резолюций;
- исполнение резолюции и подготовка ответа осуществляются в рамках процесса "Исполнение резолюции": исполнитель резолюции запускает процесс "Подготовка исходящего документа" самостоятельно либо создает резолюцию и поручает подготовку ответа своему подчиненному, исходящий документ с ответом разрабатывается, визируется, согласуется (при необходимости), утверждается, распечатывается и подписывается в бумажном варианте;
- специалистом по работе с обращениями осуществляется внесение результата исполнения резолюции на обращение после получения утвержденного исходящего документа с ответом;
- при отправке промежуточного ответа заявителю резолюция на подготовку ответа запускается заново, но с указанием нового срока исполнения;
- при необходимости переназначения исполнителя по обращению запускается новая резолюция на обращение с указанием нового исполнителя, если переназначение обосновано, иначе исполнение резолюции назначается прежнему исполнителю;
- при необходимости направить исполнение обращения во внешнюю организацию специалистом по работе с обращениями граждан готовится исходящий документ с поручением, ожидается ответ от организации, после чего в Систему вносится результат на основании входящего документа;
- осуществляется сканирование подписанного исходящего документа с ответом;
- бумажная копия утвержденного исходящего документа с ответом размещается на хранение вместе с бумажным экземпляром письменного обращения;
- оригинал бумажного подписанного исходящего документа с ответом направляется заявителю.
7. В процессе электронного документооборота на этапе опытной эксплуатации с учетом особенностей построения единой компьютерной сети Администрации города Нижний Тагил и корректности в определении количественных и качественных показателей анализа результатов принимают участие только пользователи, зарегистрированные в единой компьютерной сети Администрации города, в службе службы каталогов Active Directory и домене ntportal.org.
8. Включение в число пользователей СЭД сотрудников Администрации города, предоставление права доступа к базам данных СЭД осуществляется отделом автоматизации управленческих процессов управления по организационно-массовой работе Администрации города (далее - отдел автоматизации управленческих процессов) в течение 3-х рабочих дней с момента поступления информации, представленной руководителем органа Администрации города, содержащей следующие сведения о сотруднике:
1) фамилия, имя, отчество;
2) занимаемая должность;
3) адрес рабочего места (улица, дом, номер кабинета);
4) номер служебного телефона;
5) Ф.И.О. замещаемого сотрудника (в случае поступления на службу вместо другого сотрудника).
9. Для организации процедуры замещения в СЭД во время длительного отсутствия сотрудника на рабочем месте соответствующая информация направляется в отдел автоматизации управленческих процессов в следующем порядке:
1) в случае планового длительного отсутствия сотрудника (командировка, отпуск и другое) информация представляется за 2 рабочих дня до начала замещения;
2) в случае непланового длительного отсутствия сотрудника (болезнь и другое) информация представляется по мере возникновения события.
Информация должна содержать следующие сведения:
- Ф.И.О. отсутствующего сотрудника;
- Ф.И.О. сотрудника, на которого возложено исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника;
- предполагаемый период времени, в течение которого возложено исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника.
10. Справочники, связанные с вводимыми в опытную эксплуатацию процессами, формируются сотрудниками отдела автоматизации управленческих процессов. Заявки на дополнение и изменение справочников принимаются в устной форме по телефону 42-16-43.
11. Выявленные в процессе опытной эксплуатации электронного документооборота, осуществляемого в рамках данного Регламента, несоответствия установленным в Администрации города Нижний Тагил требованиям и нормам по организации документооборота нарушениями не признаются и отражаются в анализах органов Администрации города по результатам опытной эксплуатации.
12. В рамках электронного согласования проектов документов на период опытной эксплуатации системное имя пользователя считается внутренней электронной цифровой подписью, которая (в целях данного Регламента) является реквизитом электронного документа, равносильным и равнозначным собственноручной подписи, позволяющим идентифицировать ее владельца.
13. В качестве данных при опытной эксплуатации процессов электронного документооборота принимаются реальные документы, поступающие в Администрацию города Нижний Тагил, или создание которых было инициировано в ходе реализации процессов документооборота, введенных в опытную эксплуатацию. Предполагается, что в опытной эксплуатации будут принимать участие не менее 50% документов, которые проходят обработку в процессах документооборота, вводимых в опытную эксплуатацию.
14. Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, в СЭД не регистрируются.
15. Документы, содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", регистрируются в СЭД без вложения текста документа или его электронного образа. Название таких документов не должно раскрывать полное содержание документа.
16. В период опытной эксплуатации не гарантируется полная сохранность данных, а также отсутствие критических и некритических сбоев. Поэтому должно быть обеспечено дублирование регистрационной информации существующими способами.
17. Процедура поддержки и управление изменениями:
1) для поддержки пользователей в период опытной эксплуатации выделяется группа сотрудников отдела автоматизации управленческих процессов управления по организационно-массовой работе Администрации города (первый уровень поддержки):
- Володин Максим Александрович - главный специалист отдела автоматизации управленческих процессов (тел. 42-16-43, vma@ntagil.org);
- Трубицына Татьяна Владимировна - ведущий специалист отдела автоматизации управленческих процессов (тел. 41-70-11, tvt@ntagil.org);
- Глазырин Александр Михайлович - начальник отдела автоматизации управленческих процессов (тел. 42-16-43, gam@ntagil.org).
В их обязанности входит консультирование сотрудников по вопросам работы в СЭД, настройка рабочих мест СЭД, решение инцидентов, связанных с инфраструктурой Администрации города Нижний Тагил.
Также первый уровень поддержки обеспечивает сбор, систематизацию и передачу на второй уровень поддержки замечаний, предложений и запросов на изменение от пользователей СЭД;
2) из специалистов компании ЗАО "Информационно-вычислительные системы" формируется второй уровень поддержки в составе:
- Девяева Юлия Александровна - руководитель отдела автоматизации бизнес-процессов (по согласованию);
- Чащина Ксения Александровна - аналитик 1-й категории (по согласованию);
- Балаболин Олег Юрьевич - руководитель проекта (по согласованию).
В их задачи входит обеспечение функционирования СЭД в период опытной эксплуатации, обучение пользователей, оперативное устранение задержек и сбоев в работе Системы электронного документооборота, реализация предложений и замечаний по доработке СЭД, поступивших в ходе опытной эксплуатации.
18. Данный Регламент вводится в действие с 1 июля 2013 года и применяется в условиях и на период опытной эксплуатации процессов Системы электронного документооборота Администрации города.
Приложение № 2
Утвержден
Распоряжением
Администрации города
от 28 июня 2013 г. № 140
ПЕРЕЧЕНЬ
ОРГАНОВ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА, УЧАСТВУЮЩИХ
В ОПЫТНОЙ ЭКСПЛУАТАЦИИ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА НИЖНИЙ ТАГИЛ
1. Контрольно-ревизионное управление.
2. Территориальное управление.
3. Управление архитектуры и градостроительства.
4. Управление городским хозяйством.
5. Управление культуры.
6. Управление муниципальным имуществом и регулирования земельных отношений.
7. Управление образования.
8. Управление жилищного и коммунального хозяйства.
9. Управление по организационно-массовой работе.
10. Управление по развитию физической культуры, спорта и молодежной политики.
11. Управление по разработке и контролю за реализацией инвестиционных проектов.
12. Управление промышленной политики и развития предпринимательства.
13. Управление социальных программ и семейной политики.
14. Управление строительства.
15. Финансовое управление.
16. Экономическое управление.
17. Юридическое управление.
18. Отдел гражданской защиты населения.
19. Отдел муниципальной службы.
20. Отдел по взаимодействию с административными органами.
21. Отдел по взаимодействию с общественными, религиозными организациями и развитию гражданских инициатив.
22. Отдел по делам архивов.
23. Отдел по работе со средствами массовой информации и информационно-аналитической работе.
24. Отдел по учету и распределению жилья.
25. Отдел по экологии и природопользованию.
26. Администрация Дзержинского района.
27. Администрация Ленинского района.
28. Администрация Тагилстроевского района.
Приложение № 3
Утверждены
Распоряжением
Администрации города
от 28 июня 2013 г. № 140
ВРЕМЕННЫЕ РЕГЛАМЕНТЫ
НА ПРОЦЕССЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА НИЖНИЙ ТАГИЛ, ВВОДИМЫЕ В ОПЫТНУЮ ЭКСПЛУАТАЦИЮ
8. ПОДГОТОВКА И ЗАКЛЮЧЕНИЕ МУНИЦИПАЛЬНОГО КОНТРАКТА
Номер Этап Номер Задача Роль специалиста Срок выполнения
этапа задачи этапа
1 Разработка 1.1. Подготовка проекта Разработчик В СЭД не
проекта муниципального контракта муниципального регламентировано
муниципального контракта
контракта
1.2. Рассмотрение проекта Визирующий 1 рабочий день
муниципального контракта
1.3. Проверка проекта Проверяющий 2 рабочих дня
муниципального контракта
1.4. Доработка проекта Разработчик 1 рабочий день
муниципального контракта муниципального
(после визирования) контракта
1.5. Доработка проекта Разработчик 1 рабочий день
муниципального контракта муниципального
(после проверки) контракта
2 Проведение 2.1. Обработка результатов Ответственный В соответствии
торгов и проведения торгов по муниципальному со сроками,
обработка контракту определенными
результата комиссией
2.2. Отправка проекта Ответственный 1 рабочий день
муниципального контракта по муниципальному
на заполнение контракту
контрагенту (внесение
реквизитов, оформление
приложений и т.д.)
3 Согласование 3.1. Формирование листа Ответственный 1 рабочий день
проекта согласования за подготовку
муниципального листа
контракта согласования
3.2. Внутреннее согласование Согласующий по 2 рабочих дня
(последовательное) на каждого
согласующего
из списка
3.3. Доработка проекта Ответственный 1 рабочий день
муниципального контракта по муниципальному
перед согласованием контракту
(устранение
технических ошибок,
допущенных
при оформлении
контракта)
3.4. Доработка проекта Ответственный 1 рабочий день
муниципального контракта по муниципальному
после согласования контракту
(устранение технических
ошибок, допущенных
при оформлении
контракта)
4 Подписание 4.1. Отправка проекта Ответственный 1 рабочий день
муниципального муниципального контракта по муниципальному
контракта для подписания контракту
контрагенту
4.2. Подписание Ответственный 3 рабочих дня
муниципального контракта за подписание
5 Обработка 5.1. Обработка утвержденного Делопроизводитель 1 рабочий день
утвержденного муниципального контракта
муниципального
контракта 5.2. Отправка муниципального Ответственный 2 рабочих дня
контракта контрагенту по муниципальному
контракту
5.3. Отчет об исполнении Ответственный 2 рабочих дня
муниципального контракта по муниципальному
контракту
9. ПОДГОТОВКА ПОРЯДКА ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЯ
Номер Этап Номер Задача Роль специалиста Срок выполнения
этапа задачи этапа
1 Разработка 1.1. Подготовка проекта Разработчик В СЭД не
проекта порядка порядка проведения порядка регламентировано
проведения совещания проведения
совещания совещания
1.2. Разработка проекта Разработчик Срок подготовки,
порядка проведения порядка указанный в РК
совещания (разработка проведения
с функцией "Черновик") совещания
1.3. Рассмотрение проекта Визирующий 1 рабочий день
порядка проведения
совещания
1.4. Доработка проекта Разработчик 1 рабочий день
порядка проведения порядка
совещания проведения
совещания
2 Согласование 2.1. Согласование порядка Согласующий по 2 рабочих дня
проекта порядка проведения совещания на каждого
проведения (последовательное) согласующего
совещания из списка
2.2. Согласование порядка Согласующий 2 рабочих дня
проведения совещания
(параллельное)
3 Утверждение 3.1. Утверждение проекта Утверждающий 1 рабочий день
проекта порядка порядка проведения
проведения совещания
совещания
4 Обработка 4.1. Распечатка и Ответственный 2 рабочих дня
утвержденного подтверждение подписания за печать
порядка документа
проведения
совещания 4.2. Сканирование порядка Ответственный 1 рабочий день
проведения совещания за сканирование
5 Проведение 5.1. Проведение совещания Ответственный Срок проведения
совещания за проведение совещания,
совещания указанный
в РК, + 3 дня
5.2. Подготовка протокола Разработчик 3 рабочих дня
протокола с момента
проведения
совещания
10. ПОДГОТОВКА ПРОТОКОЛА СОВЕЩАНИЯ
Номер Этап Номер Задача Роль специалиста Срок выполнения
этапа задачи этапа
1 Разработка 1.1. Подготовка проекта Разработчик 3 рабочих дня
проекта протокола протокола с момента
протокола проведения
1.2. Разработка проекта Разработчик Срок подготовки,
протокола (разработка протокола указанный в РК
с функцией "Черновик")
1.3. Рассмотрение проекта Визирующий 1 рабочий день
протокола
1.4. Доработка проекта Разработчик 1 рабочий день
протокола протокола
2 Согласование 2.1. Согласование протокола Согласующий По 2 рабочих дня
проекта (последовательное) на каждого
протокола согласующего
из списка
2.2. Согласование протокола Согласующий 2 рабочих дня
(параллельное)
3 Утверждение 3.1. Утверждение проекта Утверждающий 1 рабочий день
проекта протокола
протокола
4 Обработка 4.1. Распечатка и Ответственный 2 рабочих дня
утвержденного подтверждение подписания за печать
протокола документа
4.2. Сканирование протокола Ответственный 1 рабочий день
за сканирование
4.3. Размещение на хранение Делопроизводитель 1 рабочий день
протокола
11. ОБРАБОТКА ПИСЬМЕННЫХ И УСТНЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
Номер Этап Номер Задача Роль специалиста Срок выполнения
этапа задачи этапа
1 Регистрация 1.1. Регистрация Специалист В СЭД не
обращения устного обращения по работе регламентировано
с обращениями
1.2. Регистрация Специалист В СЭД не
письменного обращения по работе регламентировано
с обращениями
2 Обработка 2.1. Рассмотрение обращения Специалист 1 рабочий день
обращения специалистом по рассмотрению
по рассмотрению обращений
обращений (подготовка
проекта резолюции)
2.2. Сканирование Специалист 1 рабочий день
поступившего обращения по работе
с обращениями
2.3. Рассмотрение обращения Ответственный 1 рабочий день
ответственным по рассмотрению
по рассмотрению обращений
обращений (утверждение
проекта резолюции)
3 Внесение 3.1. Внесение результата Специалист Срок проведения
результатов проведения личного по рассмотрению личного приема
рассмотрения приема обращений
обращения
3.2. Внесение результата Специалист Срок исполнения
исполнения обращения по рассмотрению обращения
обращений
3.3. Сканирование, Делопроизводитель 1 рабочий день
архивирование,
отправка ответа
------------------------------------------------------------------